ویدیو آموزشی
لینک ویدیو: https://youtu.be/w628ePmS4xg
مدت ویدیو: 1:18:14
دسته بندی: Google
مدرس: پویا حیاتی
آنچه در این ویدیو می بینید:
در این ویدیو آموزش صفر تا صد جیمیل را قدمبهقدم یاد میگیرید؛ از ساخت اکانت و آشنایی با محیط Gmail تا ارسال ایمیل، مدیریت پیامها و تنظیمات کاربردی.
همچنین روشهای حرفهای مثل زمانبندی ارسال، ساخت فیلتر، مدیریت اسپم، افزایش امنیت و استفاده از جیمیل در موبایل را به سادهترین شکل میبینید.
برای تماشای این ویدیو، فیلترشکن خود را روشن کنید و روش پخش را انتخاب کنید.
فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو
ساخت اکانت جیمیل (Create Gmail Account) و نکات مهم شروع
برای شروع آموزش صفر تا صد جیمیل، اولین قدم «ساخت اکانت جیمیل» است. کافی است وارد صفحه ساخت حساب گوگل شوید، نام، نام کاربری (آدرس Gmail) و رمز عبور را تعیین کنید و مراحل تایید شماره تلفن/ایمیل بازیابی را انجام دهید.
از همان ابتدا اطلاعات بازیابی (Recovery) را جدی بگیرید؛ چون در صورت فراموشی رمز یا ورود مشکوک، همین موارد به شما کمک میکنند سریع حساب را پس بگیرید. بهتر است رمز عبور قوی انتخاب کنید (ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، عدد و کاراکترهای خاص) و آن را در جای امن نگه دارید.
معرفی محیط کاربری جیمیل و بخشهای اصلی Inbox
بعد از ورود به Gmail، با صفحه Inbox (صندوق ورودی) روبهرو میشوید. در بالا نوار جستجو قرار دارد، سمت چپ منوی پوشهها و لیبلها را میبینید و وسط صفحه لیست ایمیلهای دریافتی نمایش داده میشود.
آشنایی با همین بخشهای پایه باعث میشود در ادامه، مدیریت ایمیلهای دریافتی، پیدا کردن پیامها و مرتبسازی صندوق ورودی برایتان بسیار سادهتر شود.
ارسال ایمیل به همراه فایل و عکس (Compose Email) و نکات نوشتن ایمیل
برای ارسال ایمیل در جیمیل روی گزینه Compose (نوشتن) کلیک کنید. سپس گیرنده (To)، موضوع (Subject) و متن پیام را وارد کنید. اگر میخواهید فایل یا عکس ارسال کنید، از آیکون پیوست (Attachment) یا درج عکس استفاده کنید.
در ارسال ایمیلهای رسمی، موضوع را واضح بنویسید و متن را کوتاه و دقیق نگه دارید. اگر فایل پیوست میکنید، در متن اشاره کنید «فایل پیوست شد» و در صورت نیاز حجم فایل و فرمت آن را هم بنویسید تا مخاطب آماده باشد.
ارسال ایمیل زمانبندیشده (Schedule Send Email)
یکی از قابلیتهای کاربردی در آموزش جیمیل، زمانبندی ارسال ایمیل است. وقتی ایمیل را نوشتید، بهجای ارسال فوری، گزینه Schedule Send را انتخاب کنید و تاریخ و ساعت ارسال را تعیین کنید.
این قابلیت برای زمانی عالی است که میخواهید ایمیل در ساعت کاری مخاطب ارسال شود، یا چند ایمیل را از قبل آماده کردهاید و میخواهید بهصورت منظم و برنامهریزیشده ارسال شوند.
مدیریت ایمیلهای دریافتی: خوانده/خواندهنشده، آرشیو و حذف
مدیریت ایمیل های دریافتی در جیمیل یعنی کنترل اینکه چه چیزی جلوی چشم شما بماند و چه چیزی آرشیو یا حذف شود. ایمیلهای مهم را میتوانید ستارهدار (Star) کنید و ایمیلهای کماهمیت را آرشیو (Archive) کنید تا از Inbox خارج شوند ولی همچنان قابل جستجو باشند.
حذف (Delete) برای ایمیلهایی مناسب است که مطمئن هستید دیگر نیاز ندارید. اگر بعدا پشیمان شدید، تا زمانی که در سطل زباله هستند امکان برگرداندن وجود دارد.
پاسخ دادن (Reply) و فوروارد کردن ایمیل (Forward) به شکل درست
برای پاسخ به ایمیلهای دریافتی از گزینه Reply استفاده کنید. اگر لازم است افراد دیگری هم در جریان باشند، Reply all گزینه مناسبی است؛ البته فقط زمانی که واقعا همه گیرندهها باید پاسخ شما را ببینند.
برای ارسال ایمیل به شخص دیگر از Forward استفاده کنید. بهتر است قبل از فوروارد، متن کوتاهی اضافه کنید و توضیح دهید چرا این ایمیل را ارسال میکنید. اگر ایمیل حاوی اطلاعات حساس است، قبل از فوروارد حتما اجازه بگیرید یا اطلاعات حساس را حذف کنید.
دستهبندی ایمیلها (Categories) و مدیریت پوشههای سیستمی (System Labels)
Gmail بهصورت هوشمند بعضی ایمیلها را در دستهها (Categories) مثل Primary، Social، Promotions و… مرتب میکند. این دستهبندی باعث میشود صندوق ورودی شما شلوغ نشود و ایمیلهای مهمتر راحتتر دیده شوند.
همچنین پوشههای سیستمی یا System Labels مثل Inbox، Sent، Drafts، Trash و Spam به شکل پیشفرض وجود دارند. شناخت این بخشها کمک میکند بدانید هر ایمیل کجا میرود و چگونه میتوانید آن را پیگیری کنید.
مدیریت هرزنامه (Spam)، گزارش اسپم و لغو اشتراک (Unsubscribe)
بخش Spam برای ایمیلهای مشکوک و تبلیغاتی ناخواسته است. اگر ایمیلی را دریافت کردید که تبلیغاتی یا مشکوک بود، میتوانید آن را «Report spam» کنید تا جیمیل در آینده بهتر فیلتر کند.
برای ایمیلهای تبلیغاتی معتبر (مثل خبرنامهها) معمولا گزینه Unsubscribe وجود دارد. بهجای اینکه همه را اسپم کنید، لغو اشتراک راه تمیزتری است و به مرتب ماندن Inbox کمک میکند.
ساخت و مدیریت لیبلهای شخصی (Labels) و تنظیمات دستهها و لیبلها
در آموزش جیمیل، لیبلها یکی از بهترین ابزارهای نظمدهی هستند. شما میتوانید برای پروژهها، مشتریها، دانشگاه، خریدها و… لیبل بسازید و ایمیلها را با آنها دستهبندی کنید.
مزیت لیبل نسبت به پوشههای سنتی این است که یک ایمیل میتواند همزمان چند لیبل داشته باشد. همچنین میتوانید رنگ لیبلها را تغییر دهید تا تشخیص آنها سریعتر شود و در تنظیمات، نمایش/عدم نمایش آنها را مدیریت کنید.
جستجوی پیشرفته و فیلتر ایمیلها (Search & Filter)
نوار جستجوی بالای Gmail فقط برای جستجوی ساده نیست؛ شما میتوانید جستجوی پیشرفته انجام دهید: بر اساس فرستنده (from)، گیرنده (to)، موضوع (subject)، وجود فایل پیوست (has:attachment) و حتی بازه زمانی.
اگر زیاد ایمیل میگیرید، یاد گرفتن Search & Filter سرعت شما را چند برابر میکند. میتوانید همان جستجو را به «فیلتر» تبدیل کنید تا از این به بعد ایمیلهای مشابه بهصورت خودکار لیبل بخورند، آرشیو شوند یا به بخش خاصی بروند.
تنظیمات ظاهری نمایش ایمیلها و شخصیسازی تجربه کاربری
در تنظیمات نمایش (Appearance) میتوانید تراکم نمایش (Density)، نوع نمایش Inbox و حتی تم (Theme) را تغییر دهید تا محیط جیمیل برای چشم شما راحتتر باشد.
این شخصیسازی شاید ساده به نظر برسد، اما اگر روزانه با ایمیل سر و کار دارید، همین تنظیمات باعث میشود سریعتر ایمیلها را بخوانید و کمتر خسته شوید.
تنظیمات عمومی جیمیل (Settings)، امضا (Signature) و پاسخ خودکار (Vacation Responder)
در بخش Settings تنظیمات مهمی مثل زبان، رفتار پاسخدهی، نمایش مکالمهها (Conversation View) و موارد دیگر وجود دارد. بهتر است یک بار این بخش را کامل بررسی کنید تا جیمیل مطابق نیاز شما تنظیم شود.
ساخت امضا (Signature) برای ایمیلهای کاری بسیار ضروری است: نام، سمت، شماره تماس و لینک وبسایت/شبکه اجتماعی را میتوانید در امضا قرار دهید. همچنین با Vacation Responder میتوانید پاسخ خودکار تنظیم کنید؛ مثلا وقتی سفر هستید یا در ساعات خاصی پاسخ نمیدهید.
امنیت و تنظیمات اکانت جیمیل: تغییر رمز عبور و نکات محافظت از حساب
امنیت جیمیل فقط با یک رمز خوب کامل نمیشود. حتما بهصورت دورهای رمز را تغییر دهید، دستگاههای متصل را بررسی کنید و اگر امکانش را دارید، تایید دو مرحلهای (۲-Step Verification) را فعال کنید.
همچنین مراقب ایمیلهای فیشینگ باشید: پیامهایی که شما را به لینکهای مشکوک میبرند یا اطلاعات حساس مثل رمز عبور را درخواست میکنند. گوگل هیچوقت رمز شما را از طریق ایمیل نمیخواهد.
ایجاد فیلتر و قوانین دریافت/انتقال ایمیلها (Filters) و فورواردینگ به اوتلوک (Forwarding)
Filters در جیمیل به شما اجازه میدهد قوانین خودکار بسازید؛ مثلا ایمیلهای یک فرستنده خاص بهصورت خودکار لیبل بخورند، آرشیو شوند یا حتی حذف شوند (با احتیاط). این کار برای مدیریت انبوه ایمیلها عالی است.
اگر لازم دارید ایمیلها به سرویس دیگری مثل Outlook منتقل شوند، از بخش Forwarding میتوانید فورواردینگ را فعال کنید. حتما تنظیمات را دقیق انجام دهید تا ایمیلها ناخواسته به مقصد اشتباه ارسال نشوند.
افزونههای جانبی (Add-ons) و افزایش قابلیتهای Gmail
با Add-ons میتوانید جیمیل را به ابزارهای دیگر وصل کنید؛ مثل مدیریت کارها، ارتباط با سرویسهای CRM یا ابزارهای بهرهوری. انتخاب افزونه مناسب میتواند روند کاری شما را سادهتر کند، مخصوصا اگر تیمی کار میکنید.
پیشنهاد میشود فقط افزونههای معتبر نصب کنید و دسترسیهای آنها را بررسی کنید، چون افزونهها ممکن است به دادههای ایمیل شما دسترسی داشته باشند.
مدیریت انبوه ایمیلها و پاکسازی صندوق ورودی
برای مدیریت انبوه ایمیل ها، از انتخاب چندتایی (Select) و انجام عملیات گروهی مثل آرشیو، حذف یا لیبلگذاری استفاده کنید. همچنین میتوانید ایمیلهای قدیمی با حجم زیاد یا ایمیلهای تبلیغاتی را یکجا پیدا و مرتب کنید.
اگر Inbox شما همیشه شلوغ است، یک روش ساده این است: ایمیلهای مهم را با لیبل و ستاره مشخص کنید، باقی را آرشیو کنید و برای خبرنامهها حتما Unsubscribe بزنید تا دوباره برنگردند.
مدیریت فضای ذخیرهسازی (Storage) در گوگل و جیمیل
فضای Gmail با Google Drive و Google Photos مشترک است. اگر با خطای پر شدن فضا مواجه شدید، ایمیلهای دارای پیوستهای حجیم را پیدا کنید، فایلهای غیرضروری را حذف کنید و سطل زباله (Trash) و Spam را هم خالی کنید.
گاهی حذف چند ایمیل بزرگ و قدیمی تاثیر زیادی دارد. جستجوهایی مثل «has:attachment» یا مرتبسازی بر اساس حجم (در ابزارهای مدیریت فضا) کمک میکند سریعتر مشکل را پیدا کنید.
نصب و استفاده از جیمیل در گوشی موبایل (Android/iOS)
برای استفاده از جیمیل در گوشی، اپلیکیشن Gmail را از Google Play یا App Store نصب کنید و با حساب خود وارد شوید. نسخه موبایل بیشتر امکانات اصلی مثل ارسال ایمیل، پیوست فایل، پاسخ، فوروارد، جستجو و مدیریت Inbox را دارد.
پیشنهاد میشود اعلانها (Notifications) را هوشمند تنظیم کنید تا فقط ایمیلهای مهم مزاحم شما نشوند. همچنین اگر چند حساب دارید، در اپ موبایل بهراحتی بین اکانتها جابهجا میشوید و ایمیلها را سریعتر مدیریت میکنید.
