تب‌های ورد، معرفی کاربرد سربرگ‌ها و تنظیم Ribbon در Word

فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو

شناخت درست تب‌های ورد کمک می‌کند ابزار مورد نیازتان را بدون جست‌وجوی طولانی پیدا کنید و اسناد را سریع‌تر و دقیق‌تر بسازید. در این مقاله و ویدیوی آموزشی آکادمی پویا حیاتی، با ساختار Ribbon، کاربرد سربرگ‌های مهم Word و روش تنظیم نمایش آن‌ها به‌صورت مرحله‌به‌مرحله آشنا می‌شوید.

تب‌های ورد و Ribbon چه کاربردی دارند؟

تب‌های ورد بخش‌های اصلی نوار ابزار این برنامه هستند. این تب‌ها در قسمت بالای محیط Word قرار دارند و هرکدام مجموعه‌ای از فرمان‌های مرتبط را در اختیار شما می‌گذارند. ناحیه‌ای که ابزارهای هر تب در آن نمایش داده می‌شود، Ribbon یا نوار ابزار روبانی نام دارد.

برای استفاده از Ribbon کافی است روی نام یکی از سربرگ‌ها کلیک کنید. با انتخاب هر سربرگ، ابزارهای مخصوص همان بخش نمایش داده می‌شوند. برای مثال، اگر قصد ویرایش متن را داشته باشید به تب Home مراجعه می‌کنید و اگر بخواهید تصویر یا عنصر دیگری به سند اضافه کنید، تب Insert انتخاب مناسب‌تری است.

شناخت ساختار Ribbon باعث می‌شود به‌جای جست‌وجوی پراکنده میان گزینه‌ها، ابتدا نوع کار خود را مشخص کنید و سپس به سربرگ مرتبط بروید. این مهارت ساده، پایه استفاده سریع‌تر و منظم‌تر از Word است.

چرا ابزارهای Word در سربرگ‌های مختلف دسته‌بندی شده‌اند؟

تعداد ابزارهای Word زیاد است و نمایش همه آن‌ها در یک بخش، محیط برنامه را شلوغ و استفاده از آن را دشوار می‌کند. به همین دلیل، فرمان‌ها براساس نوع کاربرد در سربرگ‌های جداگانه قرار گرفته‌اند. ابزارهای مرتبط نیز در داخل هر سربرگ به‌صورت گروهی کنار یکدیگر دیده می‌شوند.

منطق این دسته‌بندی را می‌توان با چند پرسش ساده درک کرد:

• برای نوشتن و ویرایش متن به کدام بخش نیاز دارم؟ تب Home.
• برای افزودن یک عنصر به سند باید کجا بروم؟ تب Insert.
• برای تغییر ظاهر کلی سند از چه بخشی استفاده کنم؟ تب Design.
• برای تنظیم صفحه و چیدمان آن کدام سربرگ مناسب است؟ تب Layout.
• برای بررسی متن و اصلاح اشکالات به کدام قسمت مراجعه کنم؟ تب Review.

پس لازم نیست جای تک‌تک فرمان‌ها را به‌صورت جداگانه حفظ کنید. اگر هدف هر سربرگ را بدانید، پیدا کردن ابزار مناسب بسیار آسان‌تر خواهد شد.

آشنایی با تب File و مدیریت سند

تب File با سایر تب‌های ورد کمی متفاوت است. در سربرگ‌هایی مانند Home و Insert مستقیماً روی محتوای سند کار می‌کنید، اما تب File بیشتر به خود فایل و مدیریت آن مربوط می‌شود.

هنگامی که می‌خواهید سند جدیدی ایجاد کنید، یک فایل موجود را باز کنید، سند را ذخیره کنید، از آن خروجی بگیرید یا برای چاپ آماده شوید، باید به این بخش مراجعه کنید. تنظیمات کلی Word نیز از مسیر File در دسترس قرار می‌گیرد.

برای کار با این بخش، ابتدا روی File کلیک کنید و سپس گزینه متناسب با هدف خود را انتخاب کنید. پس از پایان کار نیز می‌توانید به محیط اصلی سند بازگردید. درک تفاوت میان «مدیریت فایل» و «ویرایش محتوای فایل» کمک می‌کند از تب File در موقعیت درست استفاده کنید.

ابزارهای پرکاربرد تب Home

تب Home محل ابزارهایی است که هنگام تایپ و ویرایش روزمره بیشتر از آن‌ها استفاده می‌کنید. کارهایی مانند انتخاب نوع و اندازه قلم، تغییر ظاهر نوشته، تنظیم پاراگراف و مدیریت بخش‌های متنی معمولاً از همین سربرگ انجام می‌شوند.

برای ویرایش یک قسمت از متن، ابتدا آن را انتخاب کنید و سپس ابزار مورد نظر را از Home به کار ببرید. اگر می‌خواهید ظاهر چند کلمه تغییر کند، فقط همان کلمات را انتخاب کنید؛ اما برای تغییر یک پاراگراف، انتخاب کامل آن پاراگراف نتیجه دقیق‌تری می‌دهد.

ابزارهای تب Home نیز در گروه‌های مرتبط قرار گرفته‌اند. این دسته‌بندی به شما کمک می‌کند فرمان‌های مربوط به قلم، پاراگراف و ویرایش متن را سریع‌تر تشخیص دهید. هنگام یادگیری Word، بهتر است ابتدا به محل این گروه‌ها توجه کنید و سپس کاربرد ابزارهای داخل هر گروه را تمرین کنید.

افزودن عناصر مختلف با تب Insert

تب Insert برای افزودن عناصر جدید به سند استفاده می‌شود. هر زمان چیزی فراتر از متن ساده نیاز داشتید، این سربرگ یکی از اولین بخش‌هایی است که باید بررسی کنید. عناصر افزوده‌شده می‌توانند برای تکمیل اطلاعات، منظم‌تر کردن محتوا یا قابل‌فهم‌تر شدن سند به کار روند.

روش کلی کار ساده است: ابتدا مکان‌نما را در محل مورد نظر قرار دهید، سپس تب Insert را باز کنید و عنصر مورد نیاز را انتخاب کنید. محل قرار گرفتن مکان‌نما اهمیت دارد، زیرا Word معمولاً عنصر جدید را در همان قسمت از سند اضافه می‌کند.

پس از اضافه شدن عنصر، ممکن است ابزارهای مرتبط با همان عنصر در دسترس قرار بگیرند. بنابراین روند عملی کار به این شکل است: محل درج را مشخص کنید، عنصر را از Insert بیفزایید و سپس تنظیمات لازم را روی آن انجام دهید.

زیباسازی سند با Design و تنظیم صفحه با Layout

تب Design برای مدیریت ظاهر کلی و هماهنگی بصری سند به کار می‌رود. اگر می‌خواهید نوشته شما از نظر طراحی یکدست‌تر و مرتب‌تر دیده شود، باید ابزارهای این سربرگ را بررسی کنید. بهتر است پیش از اعمال تغییرات متعدد، یک ظاهر هماهنگ برای کل سند در نظر بگیرید تا نتیجه نهایی شلوغ و نامنظم نشود.

تب Layout بیشتر بر چیدمان صفحه و نحوه قرارگیری محتوا تمرکز دارد. تنظیمات این بخش مشخص می‌کنند متن و سایر عناصر چگونه در فضای صفحه قرار بگیرند. به بیان ساده، Design بیشتر به ظاهر سند مربوط است و Layout ساختار و آرایش صفحه را کنترل می‌کند.

برای آماده‌سازی یک سند منظم، ابتدا ساختار صفحه را در Layout بررسی کنید و سپس ظاهر کلی را با Design هماهنگ سازید. این ترتیب کمک می‌کند طراحی سند براساس فضای واقعی صفحه انجام شود و هنگام تکمیل محتوا با تغییرات غیرمنتظره کمتری روبه‌رو شوید.

ساخت فهرست و مدیریت منابع با تب References

تب References برای اسنادی کاربرد دارد که به فهرست، ارجاع و منابع نیاز دارند. گزارش‌های دانشگاهی، مقاله‌ها و اسناد پژوهشی نمونه‌هایی هستند که استفاده از این سربرگ در آن‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

بهتر است هنگام نگارش سند، ساختار عنوان‌ها و اطلاعات منابع را منظم نگه دارید و انجام همه کارها را به مرحله آخر موکول نکنید. نظم در ساختار سند، استفاده از ابزارهای فهرست و منابع را ساده‌تر می‌کند.

روند کلی کار این است که ابتدا محتوای سند را با ساختاری مشخص آماده کنید، سپس برای ایجاد فهرست یا ثبت و مدیریت ارجاع‌ها به تب References بروید. به این ترتیب، بخش‌های مرجع سند به‌جای تنظیم پراکنده و دستی، از یک ناحیه مشخص مدیریت می‌شوند.

پاکت، برچسب و ادغام پستی در بخش Mailings

بخش Mailings ابزارهای مربوط به پاکت، برچسب و Mail Merge یا ادغام پستی را در اختیار شما قرار می‌دهد. ادغام پستی زمانی کاربرد دارد که بخواهید یک قالب ثابت را برای چند دریافت‌کننده آماده کنید، درحالی‌که اطلاعات متغیر هر فرد در نسخه مربوط به او قرار بگیرد.

منطق کلی Mail Merge بر ترکیب دو بخش استوار است: یک سند اصلی با محتوای ثابت و مجموعه‌ای از اطلاعات متغیر. ابتدا قالب اصلی آماده می‌شود، سپس اطلاعات مورد نیاز به آن ارتباط پیدا می‌کند و در پایان، نتیجه برای دریافت‌کنندگان مختلف بررسی می‌شود.

برای ساخت پاکت یا برچسب نیز باید ابزار مربوط را از همین سربرگ انتخاب و اطلاعات لازم را وارد کنید. پیش از نهایی کردن کار، نتیجه را بررسی کنید تا محل قرارگیری اطلاعات و ظاهر خروجی با قالب مورد نظر هماهنگ باشد.

غلط‌یابی و بازبینی سند با تب Review

تب Review برای بررسی و بازبینی محتوا طراحی شده است. پس از پایان تایپ اولیه، مراجعه به این سربرگ کمک می‌کند متن را از نظر خطاهای نوشتاری و اصلاحات مورد نیاز بررسی کنید.

بازبینی بهتر است در یک مرحله جدا از نوشتن انجام شود. ابتدا متن را کامل کنید، سپس از ابتدا تا انتهای سند پیش بروید و موارد شناسایی‌شده را بررسی کنید. هر پیشنهاد را پیش از پذیرش بخوانید؛ زیرا تصمیم نهایی درباره درست یا نادرست بودن یک تغییر باید با توجه به معنی جمله و هدف متن گرفته شود.

در اسنادی که چند بار ویرایش می‌شوند یا افراد مختلف روی آن‌ها کار می‌کنند، ابزارهای بازبینی اهمیت بیشتری دارند. این بخش کمک می‌کند فرایند بررسی سند منظم‌تر باشد و اصلاحات بدون سردرگمی انجام شوند.

تنظیم نحوه نمایش سند با تب View

تب View به نحوه نمایش سند در محیط Word مربوط است. ابزارهای این سربرگ محتوای اصلی فایل را تغییر نمی‌دهند؛ بلکه مشخص می‌کنند سند هنگام کار چگونه روی صفحه دیده شود.

اگر هنگام خواندن، ویرایش یا بررسی ساختار سند به نمای متفاوتی نیاز دارید، به تب View مراجعه کنید. انتخاب شیوه نمایش مناسب می‌تواند تمرکز روی متن یا بررسی بخش‌های مختلف سند را آسان‌تر کند.

تفاوت View با Design و Layout مهم است: Design ظاهر کلی سند را مدیریت می‌کند، Layout به آرایش صفحه مربوط است و View شیوه مشاهده سند در محیط برنامه را تنظیم می‌کند. تشخیص این تفاوت از انتخاب اشتباه ابزارها جلوگیری می‌کند.

معرفی و فعال‌سازی تب Developer

تب Developer یکی از سربرگ‌های Word است که ممکن است به‌صورت پیش‌فرض در Ribbon نمایش داده نشود. این بخش برای کاربرانی در نظر گرفته شده است که به ابزارهای تخصصی‌تر نیاز دارند. اگر این تب را در بالای Word نمی‌بینید، باید آن را از تنظیمات Ribbon فعال کنید.

برای فعال‌سازی Developer مراحل زیر را انجام دهید:

1. وارد تب File شوید.
2. بخش تنظیمات Word را باز کنید.
3. به قسمت Customize Ribbon بروید.
4. در فهرست سربرگ‌ها، گزینه Developer را پیدا و فعال کنید.
5. تنظیمات را تأیید کنید تا سربرگ Developer در Ribbon نمایش داده شود.

پس از فعال‌سازی، این تب در کنار سایر سربرگ‌ها قرار می‌گیرد. اگر در ادامه به آن نیاز نداشتید، می‌توانید از همان مسیر Customize Ribbon نمایش آن را غیرفعال کنید.

نمایش، مخفی‌کردن و تنظیم Ribbon در Word

Ribbon بخش مهمی از محیط Word را اشغال می‌کند، اما همیشه لازم نیست همه ابزارهای آن به‌طور کامل روی صفحه دیده شوند. هنگام تمرکز روی مطالعه یا تایپ، می‌توانید حالت نمایش Ribbon را تغییر دهید و در زمان نیاز دوباره به ابزارها دسترسی پیدا کنید.

برای تنظیم Ribbon، از گزینه‌های مربوط به نمایش نوار ابزار در محیط Word استفاده کنید. بسته به حالت انتخاب‌شده، ممکن است سربرگ‌ها و فرمان‌ها به‌طور کامل دیده شوند، فقط نام سربرگ‌ها باقی بماند یا نوار ابزار فضای کمتری اشغال کند. محل و ظاهر دقیق این گزینه‌ها ممکن است در نسخه‌های مختلف Word کمی متفاوت باشد.

بخش Customize Ribbon نیز برای مشخص کردن سربرگ‌های قابل نمایش کاربرد دارد. اگر تب خاصی مانند Developer را لازم دارید، آن را فعال کنید و اگر سربرگی برای نوع کار شما ضروری نیست، می‌توانید نمایش آن را غیرفعال کنید. هدف از این تنظیمات، ساختن محیطی مرتب‌تر و متناسب با نیاز واقعی شماست؛ رویکردی که در آموزش‌های کاربردی آکادمی پویا حیاتی برای یادگیری سریع‌تر مهارت‌های Office دنبال می‌شود.

آنچه در ویدیو گفته ام

خب، می‌رسیم به بخش معرفی تب‌ها و عملکرد هر بخش در نرم‌افزار Word. همان‌طور که گفتیم، تب‌ها یا سربرگ‌هایی که در نرم‌افزار Word داریم، در این Ribbon قرار دارند و می‌توانیم به آن‌ها دسترسی داشته باشیم و از آن‌ها استفاده کنیم. به‌طور کلی در نرم‌افزار Word تب‌های مختلفی برای دسترسی به ابزارها و امکانات نرم‌افزار وجود دارند که دسته‌بندی شده‌اند تا راحت‌تر بتوانیم به آن‌ها دسترسی پیدا کنیم. برای مثال، تب File را داریم که در آن می‌توانیم سند ایجاد کنیم، سند باز کنیم، ذخیره کنیم، خروجی بگیریم، چاپ انجام دهیم یا تنظیمات نرم‌افزار را تغییر دهیم. در تب Home که یکی از تب‌های پرکاربرد است، ابزارهایی مثل Font، Paragraph، Clipboard و Styles را داریم که می‌توانیم روی فایل یا متن‌هایمان اعمال کنیم. تب بعدی، تب Insert است. در این تب، عناصری را که می‌خواهیم به سندمان اضافه کنیم، در اختیار داریم؛ مثلاً اگر بخواهیم صفحه، جدول، تصویر، شکل، نمودار یا Link اضافه کنیم، Header و Footer داشته باشیم یا امضای دیجیتال و هر چیز دیگری به سند اضافه کنیم، از تب Insert استفاده می‌کنیم. به‌طور کلی در ذهنتان داشته باشید هر عنصر خارجی که بخواهد به متن ما اضافه شود، ابزارهایش در تب Insert قرار گرفته‌اند. تب بعدی، تب Design یا طراحی است. همان‌طور که از اسمش مشخص است، برای زیباسازی سند و تنظیمات بصری استفاده می‌شود و گزینه‌هایی مانند Themes، Colors و Fonts دارد. اگر بخواهیم Border ایجاد کنیم، Watermark بگذاریم یا رنگ صفحه را تغییر دهیم، از تب Design یا طراحی استفاده می‌کنیم. تب بعدی تب Layout است که تنظیمات کلی صفحه را در آن مدیریت می‌کنیم؛ مثل اندازه صفحه، حاشیه‌ها، عمودی یا افقی‌بودن صفحه، چندستونه‌بودن و موارد مشابه. این تنظیمات را در تب Layout انجام می‌دهیم که یکی دیگر از تب‌های پرکاربرد است. تب بعدی، تب References است که برای مدیریت منابع و مراجع علمی استفاده می‌شود. با آن می‌توانیم انواع فهرست را ایجاد کنیم؛ مثلاً فهرست مطالب، فهرست اشکال و فهرست جداول. همچنین می‌توانیم پاورقی اضافه کنیم، منبع و ارجاع‌دهی داشته باشیم، نمایه ایجاد کنیم و کارهای مشابه را از تب References انجام دهیم. در تب Mailings، ابزارهای مرتبط با نامه‌نگاری و ارسال اسناد قرار گرفته‌اند. می‌توانیم با آن پاکت و برچسب ایجاد کنیم، از Mail Merge استفاده کنیم، اطلاعات متغیر اضافه کنیم و کارهای جذاب دیگری انجام دهیم که در ادامه آموزش توضیح می‌دهم. تب بعدی، تب Review است که برای بررسی و اصلاح سندها استفاده می‌شود؛ مانند بررسی املای کلمات و Grammar، ردیابی تغییرات سند و زمانی که چند نفر با هم روی یک سند کار می‌کنند، افزودن نظر و Comment، مقایسه دو سند و موارد دیگر. همچنین می‌توانیم از گزینه Protect برای محافظت از سند استفاده کنیم که این ابزارها در تب Review قرار دارند. تب بعدی، تب View است که برای تنظیم نحوه نمایش سند استفاده می‌شود و می‌توانیم سند را در حالت‌های مختلف ببینیم، بزرگ‌نمایی کنیم و Navigation Pane یا بخش‌های مشابه را نمایش دهیم. تب بعدی، تب Developer است که ممکن است برای شما غیرفعال یا فعال باشد و این موضوع طبیعی است. این تب برای توسعه‌دهندگان و کاربران حرفه‌ای طراحی شده است. اگر برایتان فعال نبود، جلوتر در بخش تنظیمات توضیح می‌دهیم؛ کافی است روی یکی از همین تب‌ها راست‌کلیک کنید و گزینه Customize the Ribbon را بزنید تا وارد تنظیمات شوید. در بخش Customize Ribbon می‌بینید که تیک Developer فعال است. می‌توانم تیک Developer را بردارم و روی OK کلیک کنم تا تب آن نمایش داده نشود. برعکس، دوباره وارد Customize Ribbon می‌شوم، تیک Developer را می‌زنم تا دوباره نمایش داده شود. جلوتر در بخش تنظیمات، کامل درباره این موضوع صحبت می‌کنیم. اما همان‌طور که دیدیم، اگر روی تب‌ها راست‌کلیک کنم، گزینه‌ای به نام Collapse the Ribbon دارم. چون Ribbon یا روبانی که ابزارها داخل آن قرار دارند، فضایی را اشغال می‌کند و گاهی به آن نیاز نداریم، می‌توانیم روی آن راست‌کلیک کنیم و Collapse the Ribbon را بزنیم. در این حالت، ابزارها مخفی می‌شوند و هر زمان روی یک تب کلیک کنم، دوباره نمایش داده می‌شوند. این حالت فضای بیشتری برای کار در اختیار ما قرار می‌دهد. بعضی افراد دوست دارند با این حالت کار کنند و بعضی دیگر ترجیح می‌دهند ابزارها همیشه نمایش داده شوند؛ یعنی لازم نباشد هر بار روی Home کلیک کنند و بعد ابزار موردنظر را انتخاب کنند. اگر خواستید Ribbon را دوباره به حالت قبل برگردانید، کافی است روی یکی از تب‌ها کلیک کنید و گزینه Pin the Ribbon را انتخاب کنید تا دوباره به حالت قبلی برگردد.