کلیپ‌بورد در ورد، آموزش Copy، Cut، Paste و Format Painter

فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو

آموزش کلیپ‌بورد در ورد به شما کمک می‌کند متن‌ها و محتواهای مختلف را سریع‌تر جابه‌جا کنید، چند مورد کپی‌شده را در اختیار داشته باشید و از به‌هم‌ریختگی قالب‌بندی جلوگیری کنید. اگر هنگام انتقال متن از اینترنت یا تنظیم ظاهر بخش‌های مختلف یک سند با مشکل روبه‌رو می‌شوید، با مشاهده این ویدیو و اجرای مراحل مقاله می‌توانید از ابزارهای Copy، Cut، Paste و Format Painter دقیق‌تر استفاده کنید.

آموزش کلیپ‌بورد در ورد و معرفی ابزارهای آن

در آموزش کلیپ‌بورد در ورد با مجموعه‌ای از ابزارهای پرکاربرد برای کپی‌کردن، جابه‌جایی و چسباندن محتوا سروکار داریم. ابزارهای Copy، Cut و Paste در بخش Clipboard ورد قرار دارند و هنگام ویرایش تقریباً هر سندی به کار می‌آیند.

منظور از Clipboard فضایی برای نگهداری موقت محتوایی است که کپی یا برش داده‌اید. این محتوا می‌تواند متن یا بخش دیگری از سند باشد. پس از قرارگرفتن محتوا در کلیپ‌بورد، می‌توانید محل مقصد را مشخص کنید و آن را با ابزار Paste بچسبانید.

کپی‌کردن محتوا با Copy و Ctrl+C

Copy زمانی استفاده می‌شود که بخواهید یک نسخه از محتوا را در محل دیگری قرار دهید و نسخه اصلی نیز سر جای خود باقی بماند. برای انجام این کار، ابتدا متن یا محتوای موردنظر را انتخاب کنید و سپس روی فرمان Copy کلیک کنید. روش سریع‌تر، استفاده از میانبر Ctrl+C است.

1. متن یا محتوای موردنظر را انتخاب کنید.
2. فرمان Copy را بزنید یا کلیدهای Ctrl+C را هم‌زمان فشار دهید.
3. نشانگر را در محل مقصد قرار دهید.
4. محتوای کپی‌شده را با Paste بچسبانید.

برای مثال، اگر یک جمله در ابتدای گزارش دارید و می‌خواهید همان جمله در بخش نتیجه‌گیری نیز دیده شود، Copy انتخاب مناسبی است؛ زیرا جمله اصلی حذف نخواهد شد.

انتقال محتوا با Cut و تفاوت آن با Copy

فرمان Cut برای جابه‌جایی محتوا استفاده می‌شود. ابتدا بخش موردنظر را انتخاب کنید و سپس Cut را بزنید یا از میانبر Ctrl+X کمک بگیرید. در ادامه، نشانگر را به محل جدید ببرید و با Paste محتوا را در آنجا قرار دهید.

تفاوت اصلی Copy و Cut در وضعیت محتوای اولیه است. Copy یک نسخه از محتوا می‌سازد و اصل آن را نگه می‌دارد؛ اما Cut محتوا را از محل فعلی برمی‌دارد تا به محل دیگری منتقل شود. بنابراین، اگر به نسخه اولیه نیاز دارید از Copy و اگر هدف شما جابه‌جایی است از Cut استفاده کنید.

چسباندن محتوا با Paste و Ctrl+V

پس از Copy یا Cut باید محل قرارگیری محتوا را مشخص کنید. نشانگر تایپ را در نقطه موردنظر قرار دهید و فرمان Paste را انتخاب کنید. میانبر رایج این فرمان Ctrl+V است و به شما اجازه می‌دهد بدون مراجعه مداوم به ابزارهای ورد، محتوا را سریع بچسبانید.

روش انجام کار ساده است: محتوا را با Ctrl+C کپی یا با Ctrl+X برش دهید، روی محل مقصد کلیک کنید و Ctrl+V را فشار دهید. نتیجه Paste می‌تواند با توجه به نوع محتوا و گزینه چسباندن انتخاب‌شده متفاوت باشد؛ به همین دلیل آشنایی با Paste Options اهمیت دارد.

کار با Paste Options و چسباندن به‌صورت Picture

Paste Options گزینه‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند نحوه چسباندن محتوا را کنترل کنید. پس از Paste می‌توانید از گزینه‌های در دسترس استفاده کنید تا محتوا با قالب‌بندی مناسب وارد سند شود. انتخاب درست این گزینه‌ها به‌ویژه زمانی مهم است که ظاهر محتوای مبدأ با سند مقصد تفاوت دارد.

یکی از روش‌ها، چسباندن محتوا به‌صورت Picture یا تصویر است. در این حالت، محتوای کپی‌شده مانند یک تصویر در سند قرار می‌گیرد. برای استفاده از آن، پس از کپی محتوا به گزینه‌های Paste بروید و حالت Picture را انتخاب کنید. این روش زمانی کاربرد دارد که می‌خواهید ظاهر محتوا هنگام انتقال حفظ شود و آن را به شکل تصویر در سند داشته باشید.

کپی متن از اینترنت بدون به‌هم‌ریختگی فرمت

متنی که از اینترنت کپی می‌کنید ممکن است همراه با قالب‌بندی مبدأ وارد ورد شود. در نتیجه، نوع نمایش متن با بقیه سند هماهنگ نباشد. برای مدیریت این وضعیت، متن را کپی کنید، در محل مناسب سند قرار بگیرید و هنگام Paste از گزینه‌ای استفاده کنید که قالب‌بندی ناخواسته مبدأ را وارد نکند.

1. متن موردنظر را در صفحه اینترنتی انتخاب و کپی کنید.
2. در ورد روی محل مقصد کلیک کنید.
3. گزینه‌های Paste را باز کنید.
4. روش چسباندنی را انتخاب کنید که متن را بدون قالب‌بندی اضافی وارد سند کند.

پس از چسباندن، متن را با بخش‌های اطراف مقایسه کنید. هدف این است که محتوای متنی منتقل شود، بدون اینکه ظاهر ناخواسته صفحه اینترنتی نظم سند ورد را برهم بزند.

بازکردن پنل Clipboard و استفاده از چند محتوای کپی‌شده

اگر لازم است چند بخش مختلف را کپی و در قسمت‌های گوناگون سند استفاده کنید، پنل Clipboard کار را ساده‌تر می‌کند. با بازکردن این پنل می‌توانید چند محتوای کپی‌شده را مشاهده کنید و به‌جای تکرار فرایند Copy، هر مورد را هنگام نیاز انتخاب کنید.

ابتدا پنل Clipboard را از بخش مربوط به آن در ورد باز کنید. سپس محتواهای موردنیاز را یکی پس از دیگری کپی کنید تا در پنل قرار بگیرند. برای استفاده از هر مورد، نشانگر را در محل مقصد بگذارید و همان محتوا را از پنل انتخاب کنید. این روش برای جمع‌آوری چند عبارت یا بخش پراکنده و قراردادن آن‌ها در یک سند مفید است.

انتقال قالب‌بندی با Format Painter

Format Painter برای انتقال ظاهر و قالب‌بندی یک بخش به بخش دیگر استفاده می‌شود. در این روش قرار نیست خود متن کپی شود؛ بلکه قالب آن، یعنی ظاهر اعمال‌شده، به متن مقصد منتقل می‌شود. این ابزار زمانی کاربرد دارد که می‌خواهید چند عنوان یا عبارت ظاهر هماهنگی داشته باشند.

1. متنی را که قالب‌بندی مناسب دارد انتخاب کنید.
2. روی Format Painter کلیک کنید.
3. متن مقصد را انتخاب کنید تا همان قالب‌بندی روی آن اعمال شود.

با یک‌بار فعال‌کردن Format Painter، قالب‌بندی را یک‌بار به مقصد منتقل می‌کنید. بنابراین، این حالت برای زمانی مناسب است که فقط یک بخش از سند باید ظاهر بخش نمونه را بگیرد.

استفاده چندباره و غیرفعال‌کردن Format Painter

اگر قرار است قالب‌بندی یک بخش را به چند محل منتقل کنید، می‌توانید Format Painter را به‌صورت چندباره فعال کنید. پس از انتخاب متن نمونه، ابزار را به شکلی فعال کنید که بعد از اولین استفاده خاموش نشود؛ سپس بخش‌های مقصد را یکی پس از دیگری انتخاب کنید.

بعد از پایان کار، کلید Esc را فشار دهید تا Format Painter غیرفعال شود. این کار مانع از آن می‌شود که قالب‌بندی انتخاب‌شده به‌اشتباه روی بخش‌های دیگری از سند اعمال شود. در نتیجه، برای یک مقصد از حالت یک‌باره و برای چند مقصد از حالت چندباره استفاده کنید.

تفاوت کپی متن با کپی فرمت و جمع‌بندی

کپی متن و کپی فرمت دو کار متفاوت هستند. با Copy، خود محتوا در کلیپ‌بورد قرار می‌گیرد و با Paste در محل دیگری درج می‌شود. در مقابل، Format Painter برای انتقال قالب‌بندی است و محتوای متن نمونه را به مقصد منتقل نمی‌کند.

• Copy یا Ctrl+C: ساخت یک نسخه از محتوای انتخاب‌شده.
• Cut یا Ctrl+X: برداشتن محتوا برای جابه‌جایی آن.
• Paste یا Ctrl+V: قراردادن محتوای کپی یا برش‌خورده در مقصد.
• Clipboard: نگهداری و دسترسی به محتواهای کپی‌شده.
• Paste Options: انتخاب شیوه مناسب برای چسباندن محتوا.
• Format Painter: انتقال قالب‌بندی بدون کپی‌کردن خود متن.

با تمرین این ابزارها روی یک سند کوتاه، تفاوت عملکرد آن‌ها به‌سرعت روشن می‌شود. این مهارت‌ها بخشی از کار روزانه با Word هستند و به شما کمک می‌کنند ویرایش اسناد را منظم‌تر و با مراحل تکراری کمتر انجام دهید.

آنچه در ویدیو گفته ام

خب، رسیدیم به بخش Clipboard در سربرگ Home نرم‌افزار Word که امکان Copy، Cut، Paste و استفاده از Format Painter را فراهم کرده است. ببینیم هرکدام از این‌ها چه کاری برای ما انجام می‌دهند. در بحث Copy، اگر یک متن را انتخاب کنم، مثلاً تا همین‌جا را انتخاب کنم، با Ctrl+C روی Keyboard یا راست‌کلیک و انتخاب Copy می‌توانم این متن را برای خودم کپی کنم. بعد از کپی‌کردن، هر جای دیگری که بخواهم، می‌توانم آن را Paste کنم؛ یا راست‌کلیک کنم و گزینه Paste را بزنم، یا از این دکمه Paste استفاده کنم، یا کلیدهای Ctrl+V را روی Keyboard بزنم. منظور از علامت مثبت این نیست که کلید مثبت را بزنید؛ Ctrl و V را هم‌زمان فشار دهید. یعنی می‌توانم یک متن را Copy کنم و هرجا خواستم Paste کنم. یا مثلاً می‌توانم این عبارت را Cut کنم. Cut یعنی وقتی متن را Cut می‌کنم، از اینجا برداشته می‌شود. می‌توانم از این دکمه Cut استفاده کنم یا روی متنی که انتخاب کرده‌ام راست‌کلیک کنم و Cut را بزنم، یا کلیدهای ترکیبی Ctrl+X را فشار بدهم. برای به‌خاطر سپردن Cut، آیکون آن شبیه قیچی است و حرف X هم شبیه قیچی دیده می‌شود. Ctrl+X را می‌زنم و متن Cut می‌شود. سپس هرجایی که بخواهم، می‌توانم Ctrl+V را بزنم تا متن Paste شود. تفاوت Copy و Cut این است که در Copy، متن، شکل یا هر چیزی که انتخاب کرده‌اید در محل اول باقی می‌ماند و در جای دیگری تکثیر می‌شود؛ اما در Cut و Paste، محتوا از محل اول برداشته می‌شود و منتظر می‌ماند تا در محل دیگری Paste شود. در کنار این ابزارها، اگر پنل Clipboard را از این گزینه باز کنیم، می‌توانیم چند محتوای کپی‌شده را نگه داریم. در حالت عادی، آخرین موردی که Copy کرده‌ایم در دسترس است. مثلاً بگذارید پنل را دوباره ببندم. اینجا عبارت Lorem Ipsum را Copy می‌کنم و با Ctrl+V آن را Paste می‌کنم. حالا اگر عبارت دیگری را Copy و Paste کنم، مورد قبلی دیگر به‌عنوان آخرین محتوای Clipboard در دسترس نیست. اگر بخواهم چند محتوای کپی‌شده را نگه دارم و در جاهای مختلف از آن‌ها استفاده کنم، روی دکمه بازکردن پنل Clipboard کلیک می‌کنم. اینجا تمام محتواهایی که Copy کرده‌ام نمایش داده می‌شوند. مثلاً این مورد را هم Copy می‌کنم. همه موارد اینجا برای من نمایش داده می‌شوند. حالا برای Paste کردن هرکدام، کافی است روی آن‌ها کلیک کنم و محتواهای مختلف را Paste کنم. به این شکل می‌توانم چند متن، جمله، شکل یا هر محتوای دیگری را در Clipboard نگه دارم و هرجا لازم بود از آن استفاده کنم. اما نکته دیگری درباره گزینه Paste وجود دارد که در ابتدای آموزش می‌خواستم توضیح بدهم اما آن را به این بخش موکول کردم. Copy و Cut فقط یک عملکرد اصلی دارند، اما Paste چند حالت مختلف دارد. دلیلش این است که وقتی می‌خواهیم Paste کنیم، Word از ما می‌پرسد فقط متن را می‌خواهیم یا قالب‌بندی آن را هم می‌خواهیم. برای مثال، بگذارید این متن را قرمز و Bold کنم. اگر آن را Copy کنم و در جای دیگری Paste کنم، می‌بینید که به‌صورت پیش‌فرض متن و قالب‌بندی را با هم Paste می‌کند. اما می‌توانیم هنگام Paste، حالت‌های مختلفی را انتخاب کنیم. اینجا راست‌کلیک می‌کنم و به بخش Paste Options می‌روم؛ البته همین گزینه‌ها در منوی Paste هم وجود دارند. چند حالت در اختیار داریم. گزینه اول Keep Source Formatting است؛ یعنی قالب‌بندی منبع را حفظ کن و دقیقاً همان چیزی را که Copy کرده‌ام، با قالب‌بندی خودش وارد سند کن. گزینه بعدی Merge Formatting است؛ یعنی قالب‌بندی متن کپی‌شده را با قالب‌بندی متن مقصد ترکیب کن. گزینه بعدی Picture است؛ یعنی هر چیزی را که Copy کرده‌اید، به‌صورت تصویر Paste می‌کند. این گزینه شاید برای متن معمولی کاربرد زیادی نداشته باشد، اما در جدول‌ها یا نمودارها معمولاً کاربردی است. گزینه آخر Keep Text Only است؛ یعنی فقط متن را Paste کن و قالب‌بندی آن را در نظر نگیر؛ فرقی نمی‌کند قرمز، Bold یا به هر شکل دیگری بوده باشد. فقط خود متن Paste می‌شود. بنابراین می‌توانم یک متن قرمز و Bold را انتخاب کنم، اما هنگام Paste بگویم فقط Text آن را برایم Paste کن. این گزینه بیشتر زمانی کاربرد دارد که از اینترنت یا یک فایل دیگر Copy و Paste می‌کنیم و نمی‌خواهیم قالب‌بندی سند فعلی‌مان به‌هم بریزد. هنگام Paste، مثلاً گزینه Keep Text Only را انتخاب می‌کنیم؛ یعنی فقط متن را نگه دار. من معمولاً خودم این گزینه را انتخاب می‌کنم و اگر لازم باشد بعداً به متن قالب‌بندی می‌دهم، یا گاهی هم گزینه Merge Formatting را انتخاب می‌کنم. من از Keep Source Formatting کمتر استفاده می‌کنم، چون ممکن است قالب‌ها و فرمت‌های زیادی، مخصوصاً هنگام Copy و Paste از اینترنت، همراه متن وارد شوند و بعداً ویرایش آن‌ها زمان بیشتری بگیرد. به‌خصوص اگر کار با Styles را بلد باشید، معمولاً متن خالص را وارد می‌کنیم، یک Style به آن می‌دهیم و تمام؛ دیگر نیازی به درگیری با قالب‌بندی‌های اضافی نداریم. همان‌طور که دیدیم، در Paste هم متن و هم Format را داشتیم. ابزار دیگری هم داریم که فقط Format را کپی می‌کند و بسیار کاربردی است. فرض کنید از قالب این عبارت Lorem Ipsum که اینجا نوشته‌ام خوشم آمده؛ قرمز و Bold است. می‌توانم بخشی از آن را انتخاب کنم یا فقط داخل آن کلیک کنم و روی گزینه Format Painter که شبیه قلم‌مو است، یک بار کلیک کنم. این ابزار برای من فعال می‌شود و هر متنی را که انتخاب کنم، همان قالب‌بندی روی آن اعمال می‌شود و سپس ابزار به‌صورت خودکار غیرفعال می‌شود. اگر روی Format Painter دو بار کلیک کنم، این ابزار فعال می‌ماند و هرجایی که بخواهم می‌توانم متن را انتخاب کنم تا همان قالب‌بندی روی آن اعمال شود. انگار یک قلم‌مو دارم که آن را در رنگ قرمز و قالب Bold زده‌ام و حالا هر متنی را که انتخاب کنم، قرمز و Bold می‌شود. این ابزار تا زمانی فعال می‌ماند که روی Keyboard کلید Esc را نزنم. با زدن Esc می‌توانم آن را غیرفعال کنم. برای مثال، از قالب عبارت «شناخت فراوان» خوشم آمده است. آن را بنفش و Bold می‌کنم و اندازه‌اش را کمی بزرگ‌تر می‌کنم تا بهتر دیده شود. حالا روی Format Painter دو بار کلیک می‌کنم تا فعال بماند. عبارت «تکنولوژی» را انتخاب می‌کنم تا همین قالب را بگیرد، روی «سؤالات» کلیک می‌کنم و آن هم به همین شکل درمی‌آید، عبارت «طراحی» هم همین قالب را می‌گیرد. با Format Painter فقط قالب‌بندی را منتقل می‌کنم و خود متن منتقل نمی‌شود. پس به این نکته توجه داشته باشید که در سایر نرم‌افزارهای Office هم همین موضوع وجود دارد. اینجا در نرم‌افزار Word یک متن داریم؛ یعنی محتوایی که از کاراکترها تشکیل شده است، و قالب‌بندی‌هایی که با ابزارهای Word به آن اعمال کرده‌ایم. بنابراین هم می‌توانیم خود متن را Copy کنیم، هم می‌توانیم Format را Copy کنیم، هم می‌توانیم متن را Paste کنیم و هم می‌توانیم قالب‌بندی را منتقل کنیم. همچنین می‌توانیم ترکیبی از این حالت‌ها را در Copy و Paste داشته باشیم که با ابزارهای بخش Clipboard نرم‌افزار Word انجام می‌شوند.