ویدیو آموزشی
لینک ویدیو: https://youtu.be/ie5cH9QK4B0
مدت ویدیو: 23:15
دسته بندی: Excel
مدرس: پویا حیاتی
آنچه در این ویدیو می بینید:
در این ویدیو با بهترین ابزارهای AI برای اکسل آشنا میشوید و یاد میگیرید هوش مصنوعی را در Excel نصب و فعال کنید.
بعد از آن، کاربردیترین توابع AI مثل AI.ASK، AI.FILL، AI.EXTRACT، AI.TRANSLATE، AI.TABLE، AI.CHOICE، AI.LIST و AI.FORMAT را مرحلهبهمرحله تمرین میکنید.
فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو
هوش مصنوعی در اکسل چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟
هوش مصنوعی در اکسل یعنی استفاده از ابزارها و توابعی که با کمک مدلهای زبانی و الگوریتمهای هوشمند، کارهای تکراری و زمانبر را سادهتر میکنند. نتیجهاش این است که بهجای درگیر شدن با ریزهکاریهای دستی (کپیپیست، تمیزکاری متن، استخراج اطلاعات و…)، میتوانید روی تحلیل و تصمیمگیری تمرکز کنید.
وقتی از بهترین ابزارهای AI برای اکسل استفاده میکنید، کارهایی مثل پر کردن خودکار ستونها، تبدیل متن به جدول، استخراج ایمیل/شماره/کد از متنهای شلوغ، ترجمه و حتی پیشنهاد بهترین گزینه از بین چند انتخاب، با چند دستور انجام میشود. این قابلیتها هم برای کاربران مبتدی جذاب است (چون سرعت یادگیری بالا میرود) و هم برای کاربران حرفهای (چون خروجی سریعتر و استانداردتر میگیرند).
نصب هوش مصنوعی در اکسل (قدمبهقدم برای مبتدیها)
برای استفاده از توابع AI در اکسل، ابتدا باید ابزار یا افزونه مربوط به هوش مصنوعی را نصب و فعال کنید. بسته به نسخه اکسل و سرویس مورد استفاده، روش نصب ممکن است کمی متفاوت باشد؛ اما روند کلی شبیه هم است: فعالسازی افزونه، ورود به حساب کاربری سرویس و سپس دسترسی به توابع جدید داخل شیت.
در ویدیو، نصب هوش مصنوعی در اکسل به زبان ساده توضیح داده میشود تا بتوانید بدون دردسر شروع کنید. پیشنهاد میشود بعد از نصب، یک فایل تمرینی بسازید و توابع را روی دادههای واقعی خودتان امتحان کنید تا سریعتر به نتیجه برسید.
آموزش تابع AI.ASK در اکسل؛ پرسیدن سوال و گرفتن پاسخ کاربردی
تابع AI.ASK برای زمانی است که میخواهید مثل یک دستیار، از اکسل سوال بپرسید و پاسخ قابل استفاده دریافت کنید. بهجای اینکه در اینترنت یا بین چند فایل دنبال جواب بگردید، میتوانید سوال را دقیق بنویسید و از AI بخواهید توضیح، راهکار یا حتی پیشنهاد فرمول بدهد.
مثلاً میتوانید بپرسید: «این ستون فروش را خلاصه کن و 3 نکته مهم از روند ماهانه بگو» یا «برای دستهبندی این متنها چه برچسبهایی پیشنهاد میکنی؟». هرچه سوال شفافتر و همراه با زمینه (Context) باشد، خروجی AI.ASK دقیقتر میشود.
آموزش تابع AI.FILL؛ تکمیل خودکار دادهها و ستونها
تابع AI.FILL برای پر کردن هوشمند دادهها کاربرد دارد؛ یعنی وقتی شما چند نمونه از یک الگو دارید، AI میتواند بقیه ردیفها را مطابق همان الگو تکمیل کند. این قابلیت برای ساختن ستونهای کمکی، تولید توضیحات، استانداردسازی نامها یا حتی تکمیل اطلاعات ناقص بسیار مفید است.
فرض کنید در یک ستون نام و نام خانوادگی دارید و میخواهید یک ستون «عنوان نمایشی» بسازید یا بخشی از اطلاعات را به شکل مشخصی بازنویسی کنید. با AI.FILL میتوانید نمونه را مشخص کنید و از اکسل بخواهید ادامه را خودکار انجام دهد؛ نتیجه معمولاً سریعتر از نوشتن فرمولهای پیچیده یا ترکیب چند تابع متنی است.
آموزش تابع AI.EXTRACT؛ استخراج اطلاعات از متنهای نامنظم
یکی از چالشهای رایج در اکسل، کار با متنهای نامنظم است: پیامها، توضیحات طولانی، آدرسها، کامنتها یا اطلاعاتی که از سیستمهای دیگر کپی شدهاند. تابع AI.EXTRACT کمک میکند از داخل این متنها، دادههای مشخصی مثل شماره تماس، ایمیل، کد سفارش، نام شهر یا هر فیلد تعریفشده را بیرون بکشید.
مزیت AI.EXTRACT این است که لازم نیست همیشه با ترکیب توابعی مثل LEFT/RIGHT/MID/FIND درگیر شوید. کافی است به شکل واضح مشخص کنید چه چیزی را میخواهید استخراج کند و از چه قالبی پیروی کند. این کار مخصوصاً وقتی دادهها تمیز نیستند، بسیار زمانساز است.
آموزش تابع AI.TRANSLATE؛ ترجمه سریع داخل Excel
تابع AI.TRANSLATE برای ترجمه متنها درون اکسل استفاده میشود. اگر با فایلهایی کار میکنید که بخشی از دادهها انگلیسی است یا باید خروجی چندزبانه تحویل دهید، ترجمه مستقیم داخل Excel باعث میشود نیازی به رفتوبرگشت بین ابزارهای مختلف نداشته باشید.
در عمل میتوانید یک ستون «متن اصلی» و یک ستون «ترجمه» داشته باشید و AI.TRANSLATE را برای همه ردیفها اعمال کنید. بهتر است زبان مبدا و مقصد را مشخص کنید و اگر اصطلاحات تخصصی دارید، در کنار ترجمه یک نمونه درست هم ارائه دهید تا کیفیت خروجی بالاتر برود.
آموزش تابع AI.TABLE؛ تبدیل متن/داده به جدول استاندارد
گاهی دادهها به شکل متن خام به دست شما میرسند؛ مثلاً یک پاراگراف شامل چند آیتم، یا خروجی یک سیستم که ساختار جدولی واضح ندارد. تابع AI.TABLE کمک میکند این اطلاعات را به یک جدول مرتب با ستونبندی درست تبدیل کنید.
این قابلیت برای گزارشسازی بسیار کاربردی است: متن را میدهید، از AI میخواهید ستونها را تشخیص دهد (مثلاً نام کالا، تعداد، قیمت، تاریخ) و خروجی را به شکل جدولی تحویل میگیرید. بعد از آن هم میتوانید بهراحتی Pivot Table، فیلتر یا نمودار بسازید.
آموزش تابع AI.CHOICE؛ انتخاب هوشمند بین گزینهها
تابع AI.CHOICE زمانی به کار میآید که چند گزینه دارید و میخواهید AI با توجه به معیارهای شما، بهترین گزینه را انتخاب یا پیشنهاد کند. این انتخاب میتواند برای دستهبندی، تصمیمگیری ساده یا حتی پیشنهاد برچسب (Label) انجام شود.
مثلاً میتوانید چند عنوان برای یک محصول/مقاله بدهید و بخواهید بهترین گزینه را از نظر خوانایی یا شفافیت انتخاب کند. یا چند دسته برای طبقهبندی تیکتهای پشتیبانی تعریف کنید و از AI بخواهید برای هر پیام، نزدیکترین دسته را انتخاب کند.
آموزش تابع AI.LIST؛ ساخت لیستهای تمیز و قابل استفاده
تابع AI.LIST برای تولید یا تبدیل محتوا به شکل لیست استفاده میشود. اگر یک متن طولانی دارید و میخواهید آن را به bullet list تبدیل کنید، یا میخواهید از یک توضیح، چکلیست اجرایی بسازید، AI.LIST کار را سریع انجام میدهد.
همچنین میتوانید از آن برای ساخت لیست ایدهها، لیست سوالات متداول، یا حتی تولید موارد قابل پیگیری (Action items) از یک گزارش استفاده کنید. خروجی لیستی، هم خواناتر است و هم برای استفاده در داشبوردها و گزارشها مناسبتر.
آموزش تابع AI.FORMAT؛ یکدستسازی و فرمتدهی حرفهای دادهها
یکی از دردسرهای رایج در فایلهای اکسل، ناهمگونی فرمتهاست: شمارهها با مدلهای مختلف نوشته شدهاند، تاریخها یکدست نیستند، فاصلههای اضافه وجود دارد یا نامها استاندارد نیستند. تابع AI.FORMAT برای یکدستسازی (Normalize) و فرمتدهی هوشمند دادهها استفاده میشود.
با AI.FORMAT میتوانید مشخص کنید خروجی دقیقاً چه فرمتی داشته باشد؛ مثلاً «شماره موبایلها را به فرمت 09xxxxxxxxx تبدیل کن»، «تاریخها را به قالب YYYY/MM/DD یکسان کن» یا «نامها را نیمفاصله و حروف را استاندارد کن». این کار برای آمادهسازی داده قبل از تحلیل، حیاتی است.
چند نکته برای نوشتن پرامپت بهتر و گرفتن خروجی دقیقتر در اکسل
کیفیت خروجی توابع هوش مصنوعی در اکسل تا حد زیادی به کیفیت درخواست شما بستگی دارد. بهتر است همیشه هدف را روشن بگویید (چه چیزی میخواهم؟)، قالب خروجی را تعیین کنید (جدول، لیست، متن کوتاه)، و اگر محدودیت دارید آن را هم اضافه کنید (مثلاً «حداکثر 5 مورد» یا «فقط از همین دادهها استفاده کن»).
اگر نتیجه دقیق نبود، درخواست را مرحلهای کنید: ابتدا تمیزکاری داده با AI.FORMAT، سپس استخراج با AI.EXTRACT و در نهایت تحلیل یا خلاصهسازی با AI.ASK. با این ترتیب، هم خطا کمتر میشود و هم خروجی قابل اتکاتر و نزدیکتر به نیاز واقعی شما خواهد بود.
