ویدیو آموزشی
لینک ویدیو: https://youtu.be/3KkcPbfVs6E
مدت ویدیو: 1:02:08
دسته بندی: Google
مدرس: پویا حیاتی
آنچه در این ویدیو می بینید:
در این ویدیو، ادامه آموزش صفر تا 100 تقویم گوگل را میبینید؛ از ساخت تقویم جدید و ایجاد وظیفه و یادآور تا اشتراکگذاری و عمومی کردن تقویم.
همچنین روش Import/Export، تنظیم اعلانها، حذف و چاپ تقویم و حتی نمایش تقویم گوگل در سایت را یاد میگیرید.
فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو
در ادامه آموزش تقویم گوگل (Google Calendar) در قسمت 2، روی قابلیتهایی تمرکز میکنیم که برای استفاده تیمی، مدیریت چند پروژه، نظم شخصی و حتی نمایش تقویم در وبسایت ضروری هستند. اگر تا امروز فقط رویداد ثبت میکردید، این بخش کمک میکند تقویم را به یک ابزار دقیق برای برنامهریزی تبدیل کنید.
شروع آموزش تقویم گوگل و مرور کاربردها
Google Calendar فقط یک تقویم برای یادآوری تاریخها نیست؛ شما میتوانید با آن برنامه روزانه، جلسات، کارهای کاری، رویدادهای تیمی و حتی زمانبندی پروژهها را مدیریت کنید. مزیت اصلی تقویم گوگل این است که روی همه دستگاهها همگامسازی میشود و قابلیت اشتراکگذاری و همکاری هم دارد.
در این قسمت از آموزش صفر تا 100 تقویم گوگل، دقیقاً یاد میگیرید چطور تقویمهای جداگانه بسازید، سطح دسترسی تعیین کنید و اعلانها را طوری تنظیم کنید که هیچ کاری از قلم نیفتد.
ایجاد وظیفه (Task) و یادآور (Reminder) در Google Calendar
یکی از امکانات مهم در Google Calendar، ساخت وظیفه (Task) و یادآور (Reminder) است. وظیفهها برای کارهایی مناسباند که باید انجام شوند (مثل «ارسال گزارش»، «تماس با مشتری») و میتوانید آنها را تیک بزنید تا تکمیل شوند.
یادآورها بیشتر برای یادآوریهای ساده کاربرد دارند؛ مثلاً «یادآوری نوشیدن دارو» یا «یادآوری پرداخت قبض». نکته کلیدی این است که با انتخاب زمان مناسب و تنظیم اعلان، تقویم تبدیل به دستیار پیگیری کارهای روزانه شما میشود.
ایجاد تقویم جدید و مدیریت چند تقویم
اگر هم کارهای شخصی دارید و هم کاری، بهتر است برای هر بخش یک تقویم جدا بسازید. ایجاد تقویم جدید در گوگل باعث میشود رویدادها دستهبندی شوند و شلوغی یک تقویم واحد را نداشته باشید.
مثلاً میتوانید «تقویم کاری»، «تقویم شخصی»، «تقویم تیم فروش» یا «تقویم پروژه A» بسازید و برای هر کدام رنگ جدا تعیین کنید. این کار مدیریت زمان را خیلی شفافتر میکند، مخصوصاً وقتی قرار است تقویم را با دیگران به اشتراک بگذارید.
اشتراک گذاری تقویم گوگل و تعیین سطح دسترسیها
اشتراک گذاری تقویم گوگل برای تیمها و حتی خانوادهها فوقالعاده کاربردی است. شما میتوانید تقویم را با ایمیل افراد به اشتراک بگذارید و مشخص کنید چه سطح دسترسی داشته باشند.
سطح دسترسیها معمولاً از «فقط مشاهده زمانهای آزاد/مشغول» تا «مشاهده جزئیات رویدادها» و حتی «ویرایش و مدیریت کامل» متغیر است. پیشنهاد میشود در محیطهای کاری، دسترسی ویرایش را فقط به افراد مشخص بدهید تا ساختار تقویم بههم نریزد.
عمومی کردن تقویم گوگل (Public) و نکات حریم خصوصی
گاهی لازم است تقویم را عمومی (Public) کنید؛ مثلاً تقویم رویدادهای یک مجموعه، برنامه کلاسها یا زمانبندی جلسات عمومی. در این حالت، هر کسی که لینک را داشته باشد (یا در برخی تنظیمات، عموم کاربران) میتواند تقویم را ببیند.
نکته مهم: قبل از عمومی کردن تقویم گوگل، حتماً بررسی کنید چه اطلاعاتی نمایش داده میشود. اگر تقویم شامل اطلاعات حساس است، بهتر است فقط «Free/Busy» را قابل مشاهده کنید یا اصلاً بهصورت عمومی منتشرش نکنید.
مشترک شدن در تقویم دیگران و تقویمهای خاص
در تقویم گوگل امکان مشترک شدن در تقویمهای دیگران وجود دارد؛ مثلاً تقویم یک همکار یا تقویم تیم. در این حالت شما میتوانید رویدادها را در کنار تقویم خودتان ببینید و برنامهریزی دقیقتری داشته باشید.
همچنین برخی تقویمهای «خاص» و آماده وجود دارند (مثل تقویم مناسبتها یا تقویمهای سازمانی) که میتوانید آنها را اضافه کنید تا بدون ثبت دستی، رویدادهای عمومی برایتان نمایش داده شوند.
اضافه کردن تقویم با لینک و اشتراک تقویمهای آماده
یکی از روشهای سریع، اضافه کردن تقویم با لینک (معمولاً با فرمت iCal/ICS) است. این روش وقتی کاربرد دارد که یک سازمان یا سرویس، لینک تقویم را ارائه داده و شما میخواهید آن را به Google Calendar متصل کنید.
با این کار، هر زمان منبع تقویم بهروزرسانی شود، تغییرات در تقویم شما هم دیده میشود (بسته به نوع لینک و تنظیمات). این قابلیت برای تقویم رویدادها، برنامه دورهها، مسابقات یا وبینارها خیلی مفید است.
Import & Export در تقویم گوگل (پشتیبانگیری و انتقال)
Import & Export در تقویم گوگل برای دو سناریو عالی است: 1) انتقال رویدادها از یک سرویس یا حساب دیگر، 2) گرفتن خروجی برای آرشیو و بکاپ. معمولاً خروجیها با فرمت ICS انجام میشوند.
اگر قصد دارید از یک تقویم قدیمی به گوگل مهاجرت کنید، Import کمک میکند همه رویدادها یکجا وارد شوند. Export هم زمانی به درد میخورد که بخواهید نسخه پشتیبان داشته باشید یا تقویم را به ابزار دیگری منتقل کنید.
تنظیم اعلان های تقویم گوگل برای رویدادها و وظایف
تنظیم اعلان های تقویم گوگل شاید مهمترین بخش برای جلوگیری از فراموشی کارها باشد. شما میتوانید اعلان را به شکل نوتیفیکیشن (روی موبایل/مرورگر) یا ایمیل تنظیم کنید و زمانش را هم مشخص کنید (مثلاً 10 دقیقه قبل، 1 ساعت قبل یا حتی یک روز قبل).
بهتر است برای جلسات مهم حداقل دو اعلان بگذارید: یکی زودتر (برای آمادهسازی) و یکی نزدیک زمان جلسه (برای جلوگیری از جا ماندن). برای وظایف روزمره هم اعلانهای کوتاهمدت معمولاً کافی است.
حذف تقویم گوگل و مدیریت موارد غیرضروری
وقتی تقویمهای زیادی میسازید یا به تقویمهای مختلف مشترک میشوید، ممکن است محیطتان شلوغ شود. در این مواقع میتوانید تقویمهای بلااستفاده را حذف کنید یا حداقل نمایش آنها را خاموش کنید.
قبل از حذف، مطمئن شوید به رویدادهای آن تقویم نیازی ندارید یا از آن خروجی گرفتهاید. حذف تقویم معمولاً به معنی حذف رویدادهای داخل آن هم هست و ممکن است قابل بازگشت نباشد.
چاپ تقویم گوگل با تنظیمات درست
گاهی لازم است تقویم را چاپ کنید؛ برای مثال برنامه هفتگی تیم، برنامه کلاس یا زمانبندی یک پروژه. در بخش چاپ (Print) میتوانید بازه زمانی (روزانه/هفتگی/ماهانه) را انتخاب کنید و خروجی مرتبتری بگیرید.
برای چاپ حرفهای، بهتر است تقویمهای اضافی را موقتاً مخفی کنید و فقط همان تقویم موردنظر را نمایش دهید تا خروجی شلوغ نشود.
تنظیمات تقویم گوگل: گزینههای مهم برای حرفهایها
در تنظیمات Google Calendar گزینههایی مثل منطقه زمانی (Time Zone)، فرمت نمایش تاریخ و ساعت، روز شروع هفته، تنظیمات اعلان پیشفرض و مدیریت تقویمهای متصل وجود دارد. همین تنظیمات به ظاهر ساده، در استفاده روزمره تاثیر زیادی دارند.
اگر با افراد در شهرها یا کشورهای مختلف جلسه دارید، تنظیم صحیح Time Zone ضروری است. همچنین با تعیین اعلان پیشفرض مناسب، لازم نیست برای هر رویداد از ابتدا اعلانها را تنظیم کنید.
نمایش تقویم در سایت (Embed) و نکات کاربردی
برای خیلی از کسبوکارها و آموزشگاهها، نمایش تقویم در سایت یک قابلیت کلیدی است؛ مثلاً نمایش زمان رویدادها، وبینارها، برنامه کلاسها یا تقویم رزرو. معمولاً این کار با کد Embed (iframe) انجام میشود که از تنظیمات اشتراکگذاری تقویم دریافت میکنید.
اگر قرار است تقویم را در وبسایت عمومی نمایش دهید، بهتر است یک تقویم جدا مخصوص سایت بسازید تا اطلاعات شخصی یا داخلی وارد آن نشود. همچنین قبل از انتشار، یکبار در موبایل و دسکتاپ بررسی کنید تا نمایش تقویم بههم ریخته نباشد.
جمعبندی: در این قسمت از آموزش صفر تا 100 تقویم گوگل یاد گرفتید چطور وظیفه و یادآور بسازید، تقویم جدید ایجاد کنید، تقویم را به شکل امن اشتراکگذاری یا عمومی کنید، Import/Export بگیرید، اعلانها را دقیق تنظیم کنید و حتی تقویم را داخل سایت نمایش دهید. برای یادگیری مرحلهبهمرحله، ویدیو را کامل ببینید و همزمان تنظیمات را روی تقویم خودتان انجام دهید تا نتیجه را فوری لمس کنید.
