آموزش Quick Access Toolbar در Word، شخصی‌سازی نوار دسترسی سریع

فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو

نوار دسترسی سریع در Word کمک می‌کند فرمان‌هایی را که بیشتر استفاده می‌کنید، بدون جست‌وجو میان تب‌ها و منوهای مختلف در دسترس داشته باشید. در این آموزش ویدیویی و مقاله همراه آن، قدم‌به‌قدم با کاربرد این نوار، شخصی‌سازی فرمان‌ها و انتخاب محل مناسب برای نمایش آن آشنا می‌شوید تا بتوانید محیط Word را متناسب با روش کار خود تنظیم کنید.

نوار دسترسی سریع در Word چیست و چه کاربردی دارد؟

Quick Access Toolbar یا نوار دسترسی سریع، بخشی از محیط Word است که تعدادی از فرمان‌های پرکاربرد را در یک محل ثابت در اختیار شما قرار می‌دهد. هدف این نوار آن است که برای اجرای کارهای تکراری، مجبور نباشید هر بار بین تب‌های مختلف Ribbon جابه‌جا شوید.

Ribbon همان بخش نواری‌شکل محیط Word است که تب‌ها و ابزارهای برنامه را در خود جای می‌دهد. مزیت نوار دسترسی سریع این است که فرمان‌های انتخاب‌شده را مستقل از تب فعلی نمایش می‌دهد؛ بنابراین هنگام کار روی سند، ابزارهای موردنیازتان همیشه نزدیک و قابل دسترسی باقی می‌مانند.

آشنایی با فرمان‌های Save، Undo و Redo

فرمان‌های Save، Undo و Redo از مهم‌ترین گزینه‌هایی هستند که ممکن است در نوار دسترسی سریع Word مشاهده کنید. Save برای ذخیره‌کردن تغییرات سند، Undo برای بازگرداندن آخرین اقدام و Redo برای اجرای دوباره اقدامی است که با Undo لغو کرده‌اید.

• Save: تغییرات ایجادشده در فایل را ذخیره می‌کند.
• Undo: آخرین ویرایش یا اقدام انجام‌شده را به حالت قبل برمی‌گرداند.
• Redo: اقدامی را که به‌تازگی لغو کرده‌اید، دوباره اجرا می‌کند.

برای مثال، اگر بخشی از متن را اشتباه حذف کرده باشید، می‌توانید با Undo آن را بازگردانید. اگر پس از بازگرداندن متن تصمیم گرفتید همان حذف را دوباره انجام دهید، Redo به شما کمک می‌کند. قرارگرفتن این سه فرمان در نوار دسترسی سریع باعث می‌شود هنگام ویرایش سند سریع‌تر به آن‌ها برسید.

حذف فرمان‌های غیرضروری از نوار دسترسی سریع

لازم نیست تمام فرمان‌های موجود را در نوار نگه دارید. اگر ابزاری را به‌ندرت استفاده می‌کنید، حذف آن باعث می‌شود نوار خلوت‌تر شود و فرمان‌های مهم را راحت‌تر پیدا کنید. برای این کار، منوی مربوط به Quick Access Toolbar را باز کنید و فرمانی را که نمی‌خواهید از حالت انتخاب خارج کنید. در برخی نسخه‌های Word می‌توانید روی فرمان موجود در نوار کلیک راست کرده و گزینه حذف از نوار دسترسی سریع را انتخاب کنید.

حذف یک فرمان از این نوار به معنی حذف آن از Word نیست. ابزار موردنظر همچنان در تب یا منوی اصلی خود وجود دارد و فقط دیگر در Quick Access Toolbar نمایش داده نمی‌شود. در صورت نیاز نیز می‌توانید همان فرمان را دوباره به نوار اضافه کنید.

افزودن فرمان دلخواه از بخش More Commands

اگر فرمان موردنظر شما در فهرست کوتاه نوار دسترسی سریع دیده نمی‌شود، از گزینه More Commands استفاده کنید. با ورود به این بخش، تنظیمات مربوط به Quick Access Toolbar در اختیار شما قرار می‌گیرد و می‌توانید فرمان دلخواهتان را از فهرست ابزارها انتخاب کنید.

1. منوی نوار دسترسی سریع را باز کنید.
2. گزینه More Commands را انتخاب کنید.
3. فرمان موردنظر را در فهرست فرمان‌ها پیدا و انتخاب کنید.
4. با استفاده از گزینه Add، آن را به فهرست نوار دسترسی سریع اضافه کنید.
5. تنظیمات را تأیید کنید تا فرمان در نوار نمایش داده شود.

در همین بخش امکان مدیریت فرمان‌های اضافه‌شده نیز وجود دارد. اگر بعداً متوجه شدید ابزاری کاربرد زیادی برای شما ندارد، می‌توانید آن را از فهرست نوار انتخاب و با گزینه حذف، از Quick Access Toolbar خارج کنید.

انتخاب فرمان‌ها و میانبرهای پرکاربرد

بهترین ابزارها برای نوار دسترسی سریع، فرمان‌هایی هستند که در جریان کار خود مرتب به آن‌ها نیاز دارید. Save، Undo و Redo نمونه‌های واضحی از این فرمان‌ها هستند. میانبرهای صفحه‌کلید آن‌ها نیز به‌ترتیب Ctrl+S، Ctrl+Z و Ctrl+Y هستند. آشنایی با این میانبرها در کنار استفاده از نوار دسترسی سریع، روش‌های متفاوتی برای اجرای سریع فرمان‌ها در اختیارتان قرار می‌دهد.

برای انتخاب ابزارهای مناسب، به کارهایی توجه کنید که هنگام ویرایش اسناد بیشتر تکرار می‌شوند. بهتر است فقط فرمان‌های واقعاً پرکاربرد را اضافه کنید؛ زیرا قرارگرفتن تعداد زیادی ابزار در نوار، پیدا‌کردن گزینه‌های مهم را دشوارتر می‌کند. یک نوار کوتاه و هدفمند معمولاً از نوار شلوغ و بدون اولویت کاربردی‌تر است.

تغییر محل نمایش Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar می‌تواند در بالا یا پایین Ribbon نمایش داده شود. برای تغییر محل آن، منوی تنظیمات نوار را باز کرده و گزینه مربوط به نمایش در پایین Ribbon را انتخاب کنید. اگر بعداً خواستید نوار به محل قبلی برگردد، از همان منو گزینه نمایش در بالای Ribbon را بزنید.

نمایش نوار در بالای Ribbon فضای بیشتری برای محتوای اصلی باقی می‌گذارد و جایگاه جمع‌وجورتری دارد. نمایش آن در پایین Ribbon نیز می‌تواند فرمان‌ها را به محدوده کار روی سند نزدیک‌تر کند. انتخاب میان این دو حالت به شیوه کار و ترجیح شخصی شما بستگی دارد.

مخفی‌کردن و فعال‌سازی دوباره نوار دسترسی سریع

اگر به نوار دسترسی سریع نیاز ندارید یا می‌خواهید محیط Word ساده‌تر و خلوت‌تر باشد، می‌توانید از منوی تنظیمات آن، گزینه مخفی‌کردن Quick Access Toolbar را انتخاب کنید. با انجام این کار، نوار از محیط برنامه پنهان می‌شود؛ اما فرمان‌ها و تنظیمات Word حذف نخواهند شد.

برای فعال‌سازی دوباره نوار، تنظیمات مربوط به Ribbon یا Quick Access Toolbar را باز کرده و گزینه نمایش مجدد نوار دسترسی سریع را انتخاب کنید. عنوان و محل دقیق این گزینه ممکن است با توجه به نسخه Word کمی متفاوت باشد، اما از همان بخش تنظیمات نمایش نوارها قابل دسترسی است.

چگونه بهترین چیدمان را برای نوار دسترسی سریع انتخاب کنیم؟

برای رسیدن به یک چیدمان مناسب، ابتدا چند فرمانی را انتخاب کنید که در بیشتر اسناد به آن‌ها نیاز دارید. سپس ابزارهای کم‌استفاده را حذف کنید و محل نمایش نوار را در بالا و پایین Ribbon امتحان کنید. محلی را نگه دارید که هنگام کار، دسترسی راحت‌تری به فرمان‌ها فراهم می‌کند و مزاحم فضای سند نیست.

در یک جمع‌بندی عملی، شخصی‌سازی نوار دسترسی سریع در Word شامل سه تصمیم ساده است: چه فرمان‌هایی نمایش داده شوند، کدام ابزارها حذف شوند و نوار در کدام قسمت قرار بگیرد. با مرور دوره‌ای این انتخاب‌ها می‌توانید محیط Word را متناسب با نیازهای واقعی خود نگه دارید؛ رویکردی که در آموزش‌های کاربردی آکادمی پویا حیاتی برای یادگیری مهارت‌های Office و افزایش بهره‌وری شغلی دنبال می‌شود.

آنچه در ویدیو گفته ام

موضوع بعدی که در فصل اول داریم، نوار ابزار دسترسی سریع یا Quick Access Toolbar است. این نوار، یک نوار کوچک است. بگذارید اینجا ابتدا آن را به شما نشان بدهم. یک نوار کوچک است که در بالای نرم‌افزار قرار گرفته و شامل میانبرهایی برای دستورهای پرکاربرد است. این نوار چه کاری انجام می‌دهد؟ به ما کمک می‌کند تا سریع‌تر به ابزارهایی که بیشتر از آن‌ها استفاده می‌کنیم، دسترسی داشته باشیم. معمولاً چه ابزارهایی داخل آن هستند؟ ابزارهایی مثل Save، Undo و Redo یا موارد دیگر. حتی می‌توانیم گزینه‌های دیگری هم به آن اضافه کنیم. خیلی راحت، اگر روی فلش کلیک کنم، می‌بینید که AutoSave فعال است و گزینه‌های Save، Undo و Redo وجود دارند. برای مثال، اگر روی Print Preview and Print کلیک کنم، آیکون آن به اینجا اضافه می‌شود. حتی می‌توانم گزینه‌های دیگری مثل New، Email و Open را هم به آن اضافه کنم. اگر هم نخواستم، دوباره می‌توانم تیک آن‌ها را بردارم و از این قسمت حذفشان کنم. اما محدود به ابزارهایی که اینجا می‌بینید نیستیم. اگر روی More Commands کلیک کنیم، وارد تنظیمات بیشتر Word می‌شویم که بعداً درباره آن صحبت می‌کنم. از اینجا ابزارهای بسیار زیادی، یعنی هر ابزار دلخواه دیگری را می‌توانیم انتخاب کنیم. اگر از این قسمت گزینه All Commands را انتخاب کنم، هر ابزاری که مدنظرتان باشد اینجا نمایش داده می‌شود و می‌توانید آن را انتخاب و با گزینه Add اضافه کنید. بگذارید مثلاً یک ابزار را انتخاب کنم؛ حتی اگر ابزار خیلی پرکاربردی هم نباشد، مهم نیست. آن را انتخاب می‌کنم و روی Add می‌زنم تا اینجا اضافه شود. یک ابزار دیگر را هم انتخاب و Add می‌کنم تا اینجا قرار بگیرد و سپس روی OK کلیک می‌کنم. اگر نگاه کنید، این دو ابزار هم به Quick Access Toolbar من اضافه شده‌اند. اگر آن‌ها را نخواستم، باید دوباره وارد همان More Commands شوم و روی آن‌ها کلیک کنم. این بار روی Remove می‌زنم تا از اینجا حذف شوند. همان‌طور که خدمتتان گفتم، در این نوار ابزار، ابزارهایی را قرار می‌دهیم که زیاد از آن‌ها استفاده می‌کنیم. پس کاربردش همین است. اما ابزارهایی که به‌صورت پیش‌فرض در آن قرار دارند، مثل Save، Undo، Redo و Print Preview، ابزارهایی هستند که بسیار زیاد از آن‌ها استفاده می‌کنیم؛ یعنی واقعاً از این ابزارها بسیار زیاد استفاده می‌شود و به همین دلیل، ما به‌جای اینکه به‌جای اینکه ماوس را برداریم و روی آن‌ها کلیک کنیم، از کلیدهای میانبر استفاده می‌کنیم. مثلاً برای Save، دیگر روی این گزینه Save کلیک نمی‌کنیم، بلکه از کلید ترکیبی Ctrl+S استفاده می‌کنیم. برای Undo از Ctrl+Z، برای Redo از Ctrl+Y و برای Print Preview از Ctrl+P استفاده می‌کنیم. فکر می‌کنم در یک بخش کلیدهای میانبر و Shortcutهای Word را در فایلی برایتان آماده کرده‌ام که حتماً خدمتتان ارائه می‌کنم. می‌توانید از آن استفاده کنید. پس این‌ها ابزارهای بسیار پرکاربردی هستند و ما سعی می‌کنیم برایشان از کلیدهای میانبر استفاده کنیم. حالا ابزارهای دیگری هم هستند که اگر دیدید زیاد از آن‌ها استفاده می‌کنید، می‌توانید به این بخش اضافه کنید. امکان دیگری که Quick Access Toolbar دارد، این است که با راست‌کلیک می‌توانیم بگوییم Quick Access Toolbar را در پایین Ribbon نمایش بده؛ یعنی آن را به پایین بیاور و نمایش بده. شاید در این حالت بتوانیم ابزارهای بیشتر و طولانی‌تری به آن اضافه کنیم و فضای بیشتری در اختیار داشته باشیم. دوباره می‌توانیم روی آن راست‌کلیک کنیم و بگوییم نوار را بالای Ribbon نمایش بده. یعنی این نوار ابزار هم می‌تواند بالا و هم پایین Ribbon نمایش داده شود. در نهایت، اگر شما هم مثل من دوست نداشتید Quick Access Toolbar را ببینید و می‌خواستید محیط ابزارها خلوت‌تر باشد، خیلی ساده می‌توانید راست‌کلیک کنید، گزینه Customize the Ribbon را بزنید و وارد Settings شوید. اینجا Quick Access Toolbar را انتخاب کنید و تیک گزینه Show Quick Access Toolbar را که اکنون فعال است، بردارید و روی OK کلیک کنید. حالا دیگر آن بخش را نمی‌بینید. این موضوع کاملاً سلیقه‌ای است که بخواهید آن را داشته باشید یا نمایش داده نشود. اگر دوباره بخواهیم آن را برگردانیم، وارد Customize Ribbon می‌شویم و در بخش Quick Access Toolbar، تیک این گزینه را فعال می‌کنیم. در همین بخش می‌توانیم محل نمایش آن را در بالا یا پایین انتخاب کنیم و روی OK بزنیم تا Quick Access Toolbar دوباره برای شما فعال شود و بتوانید از آن استفاده کنید. این هم تنظیمات Quick Access Toolbar بود.