آموزش AutoCorrect در ورد، ساخت جایگزینی خودکار برای متن‌های تکراری

فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو

اگر هنگام نوشتن نامه‌ها، گزارش‌ها یا محتوای کاری بارها عبارت‌های یکسانی را تایپ می‌کنید، آموزش AutoCorrect در ورد می‌تواند این فرایند را ساده‌تر کند. در این آموزش ویدیویی و راهنمای گام‌به‌گام آکادمی پویا حیاتی یاد می‌گیرید چگونه یک عبارت کوتاه را به متن کامل و آماده تبدیل کنید و کنترل ورودی‌های ثبت‌شده را در دست بگیرید.

AutoCorrect در ورد چیست و چگونه کار می‌کند؟

AutoCorrect بخشی در ورد است که یک کاراکتر، کلمه یا عبارت مشخص را پس از تایپ به گزینه دیگری تبدیل می‌کند. ورد برخی از این جایگزینی‌ها را از قبل در اختیار دارد و شما نیز می‌توانید ورودی‌های موردنیاز خود را به آن اضافه کنید.

کاربرد مهم این بخش فقط اصلاح موارد ازپیش‌تعریف‌شده نیست. می‌توانید از آن برای تبدیل یک عبارت کوتاه به متنی طولانی‌تر استفاده کنید. به‌این‌ترتیب، به‌جای نوشتن چندباره یک جمله ثابت، کافی است عبارت کوتاهی را تایپ کنید تا متن کامل جای آن قرار بگیرد.

ورود به تنظیمات AutoCorrect از بخش Symbol

برای تعریف جایگزینی جدید، ابتدا در ورد به بخش Symbol بروید و پنجره مربوط به نمادها را باز کنید. سپس گزینه AutoCorrect را انتخاب کنید تا تنظیمات جایگزینی خودکار نمایش داده شود.

در این پنجره بخش‌های موردنیاز برای مشاهده و ساخت ورودی‌ها قرار دارند. دو کادر اصلی که در ادامه با آن‌ها کار می‌کنید، Replace و With هستند؛ اولی برای عبارت کوتاه و دومی برای متن نهایی است.

مشاهده جایگزینی‌های تعریف‌شده در AutoCorrect

پس از بازشدن پنجره AutoCorrect، فهرستی از جایگزینی‌های تعریف‌شده را مشاهده می‌کنید. هر ردیف نشان می‌دهد ورد چه عبارت یا کاراکتری را تشخیص می‌دهد و آن را با چه محتوایی جایگزین می‌کند.

مرور این فهرست پیش از افزودن ورودی جدید مفید است؛ زیرا می‌توانید با منطق عملکرد این ابزار آشنا شوید و بررسی کنید که عبارت کوتاه انتخابی شما از قبل در میان ورودی‌ها وجود نداشته باشد.

آموزش AutoCorrect در ورد برای متن‌های تکراری

در آموزش AutoCorrect در ورد هدف این است که برای یک متن تکراری، عبارت آماده بسازیم. فرض کنید در نامه‌ها و پاسخ‌های کاری خود جمله‌ای ثابت را بارها می‌نویسید. به‌جای تایپ کامل آن جمله، می‌توانید یک نشانه کوتاه و مشخص برایش در نظر بگیرید.

1. در کادر Replace عبارت کوتاهی را که می‌خواهید تایپ کنید، وارد کنید.
2. در کادر With متن کامل و نهایی را بنویسید.
3. ورودی جدید را با گزینه افزودن ثبت کنید.

از این پس، زمانی که عبارت تعیین‌شده را در ورد تایپ می‌کنید، AutoCorrect آن را تشخیص می‌دهد و با متن کامل جایگزین می‌کند. این روش برای جمله‌های ثابت، عبارت‌های آماده و متن‌هایی مناسب است که در اسناد مختلف تکرار می‌شوند.

انتخاب عبارت کوتاه و مناسب برای جایگزینی

عبارتی که در کادر Replace می‌نویسید باید کوتاه باشد، اما نباید با کلمه‌هایی که به‌طور عادی تایپ می‌کنید تداخل داشته باشد. اگر یک واژه رایج را انتخاب کنید، ممکن است ورد آن را در موقعیت‌هایی که قصد جایگزینی ندارید نیز تغییر دهد.

بهتر است نشانه‌ای مشخص و قابل یادآوری انتخاب کنید؛ برای مثال، ترکیبی کوتاه که فقط برای همان متن آماده به کار می‌برید. پیش از ثبت نیز فهرست ورودی‌های موجود را بررسی کنید تا انتخاب شما تکراری نباشد. هدف این است که عبارت به‌راحتی تایپ شود و در نوشته‌های معمولی به‌صورت اتفاقی ظاهر نشود.

افزودن ورودی جدید و آزمایش آن در ورد

پس از تکمیل کادرهای Replace و With، گزینه افزودن را انتخاب کنید تا ورودی جدید در فهرست AutoCorrect ثبت شود. سپس تنظیمات را تأیید کنید و به صفحه سند برگردید.

برای آزمایش، عبارت کوتاه تعریف‌شده را دقیقاً به همان شکلی که ثبت کرده‌اید تایپ کنید. اگر ورودی درست ذخیره شده باشد، ورد آن را به متن کامل موجود در کادر With تبدیل می‌کند. در صورت انجام‌نشدن جایگزینی، دوباره پنجره AutoCorrect را باز کنید و درست‌بودن عبارت کوتاه، متن کامل و ثبت ورودی را بررسی کنید.

مدیریت و حذف ورودی‌های AutoCorrect

ورودی‌های AutoCorrect همیشگی و غیرقابل‌تغییر نیستند. هر زمان دیگر به یک عبارت آماده نیاز نداشتید یا متوجه شدید با تایپ عادی شما تداخل دارد، به همان پنجره AutoCorrect برگردید و آن را در فهرست پیدا کنید.

پس از انتخاب ورودی موردنظر، می‌توانید آن را حذف کنید. مدیریت دوره‌ای این فهرست باعث می‌شود فقط جایگزینی‌های کاربردی باقی بمانند و عبارت‌های قدیمی یا نامناسب مزاحم تایپ شما نشوند.

در جمع‌بندی، روند کار ساده است: ورود به AutoCorrect از بخش Symbol، بررسی جایگزینی‌های موجود، واردکردن عبارت کوتاه در Replace، نوشتن متن کامل در With و ثبت ورودی جدید. با انتخاب نشانه‌های مناسب و حذف موارد غیرضروری، می‌توانید از AutoCorrect برای تایپ سریع‌تر متن‌های تکراری استفاده کنید.

آنچه در ویدیو گفته ام

امکان جذاب دیگه‌ای که داره این بخش سیمبل شاید توی نرم‌افزار ورد تا حالا این اتفاق براتون افتاده د تا خط تیره می‌زنید و یه علامت بزرگتر می‌بینید ا این چرا تبدیل شد به فلش؟ من که اصلاً اینو ننوشته بودم. بذارید من دوباره انجام بدم. ۲ تا خط تیره و یه دونه علامت بزرگ‌تر، کوچیک‌تر و اینو تبدیل می‌کنیم. ف این کجا میاد و چهجوری ما می‌تونیم ما خودمون اینا رو اضافه بکنیم؟ تو قسمت سیمبل دوباره مور سیمبل یه ابزاری داره به اسم اتو کرکت. یعنی اینکه یه چیزی رو به یه چیز دیگه‌ای به صورت اتوماتیک تبدیل می‌کنه. من اگر رو این رو بزنم ببینید داره به من نشون میده میگه چه چیزهایی رو به چه چیزهایی من برات تبدیل می‌کنم. من مثلاً د تا رو اومدم اینجا براتون مثال زدم. به طور مثال اگه من بخوام بنویسم بسم الله الرحمن الرحیم کافیه بنویسم و یک فاصله بزنم و این برا من خودش بنویسه بسم الله الرحمن الرحیم یا کد پستیم رو بنویسم. حالا اگر یادم باشه دقیقاً کد پستی بوده یا چیز دیگه‌ای حالا الان اینجا یادم نمیاد. بیایم برای خودمون اصلاً کد پستی رو ایجاد بکنیم. میم چیکار می‌خوام بکنم؟ یا آدرسو می‌خوام هر موقع من نوشتم آدرس ی و فاصله زدم آدرس مثلاً محل کار من رو بنویسه یعنی این ابزارو ما داریم در یک جای دیگه ازش استفاده می‌کنیم که جذاب‌ترم هست برامون من میام دوباره تو سیمبولز میام تو قسمت اتو کرکت تو قسمت ریپلیس میام می‌نویسم آقا من هر موقع نوشتم آدرس یک به جاش بیا برای من چی بنویس بیا بنویس مثلاً تهران خیابان مثلاً مطهری مثلاً میدان بهشتی مثلاً کوچه سوم پلاک ۵ واحد دنگ ش یعنی من نوشتم آدرس یک با چی عوضش بکن ببین خودش نوشته که چی رو با چی برات عوض بکنم هیچ ربطی هم به همدیگه ندارهها من دارم یک ترفندی بهتون یاد میدم که برای کارای جذابی می‌تونید ازش استفاده بکنید خود کارش چیه؟ اومده مثلاً یه سری شکلک مکلک رو تبدیل می‌کنه یا یه سری فلش تبدیل می‌کنه یا هر چیز دیگه‌ای. آ اونجا کد پستی خالی می‌نوشتم. حالا مهم نیست. این رو می‌زنم می‌نویسم و اد می‌کنم. الان یه چیزی اینجا بهش اضافه شد. هر جا آدرس یک بنویسم این رو باید برای من جایگزینی کنه. اوکی می‌کنم و کلوز. حالا دارم مثلاً شروع می‌کنم به نوشتن. میگم که به آدرس یک رو می‌نویسم و اسپیس می‌زنم. و ببینید چقدر جذاب این کارو برای من انجام داد. چرا من آدرس یک نوشتم؟ چون مثلاً یه موقع هست من اصلاً واقعاً می‌خوام خودم بنویسم کلمه آدرس. نمی‌خوام آدرسو تبدیل بکنه. یه چیزایی رو باید تو ذهنتون اینجا اضافه بکنید که در حالت عادی ازش استفاده نمی‌کنید. من هیچ موقع نمی‌سم خودم بنویسم آدرس یک. می‌نویسم آدرس مثلاً این. برای همین اگر موقعی که بخوام ازش استفاده بکنم در اصل این‌جوری استفاده می‌کنم. می‌نویسم آدرس د نقطه آدرس یک اسپیس و برا من می‌نویسه و خیلی جذاب شما می‌تونید این از این ابزار کارهای باحالی رو بگیرید و استفاده بکنید اما گفتم کارکرد اصلیش اینه که مثلاً یک سری از کاراکترها یا نوشته‌ها رو برای شما به یه چیز جدید تبدیل می‌کنه به یه چیزی که از قبل تعریف شده هر موقع هم نخواستین دوباره به همون بخش میریم لیستو اینجا داریم مثلاً میگم این آدرسیکو من دیگه نمی‌خوام و دیلیتش می‌کنیم. این کد پستی رو مثلاً من نمی‌خوام و دیلیتش می‌کنم و اوکی از این بخش می‌تونیم باز ما هر چیزی که خواستیم اضافه و کم بکنیم.