آموزش Quick Parts در ورد، ذخیره و درج سریع متن، امضا و اجزای تکراری

فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو

اگر در Word بارها متن‌های ثابت، امضا، مهر، آدرس یا لوگوی یکسانی را وارد می‌کنید، آموزش Quick Parts در ورد می‌تواند این فرایند تکراری را کوتاه‌تر و منظم‌تر کند. در این آموزش ویدیویی و راهنمای گام‌به‌گام آکادمی پویا حیاتی می‌بینید که چگونه یک آیتم را آماده و ذخیره کنید، آن را در اسناد دیگر فراخوانی کنید و برای دسترسی سریع‌تر، میانبر اختصاصی بسازید.

Quick Parts در ورد چیست و چه کاربردی دارد؟

Quick Parts یکی از ابزارهای کاربردی Word برای ذخیره و استفاده دوباره از اجزایی است که در اسناد مختلف تکرار می‌شوند. این اجزا در ورد با عنوان Building Block نیز شناخته می‌شوند. به‌جای اینکه هر بار یک متن ثابت را تایپ یا امضا و لوگو را دوباره وارد و تنظیم کنید، می‌توانید نسخه آماده آن را ذخیره کرده و در زمان نیاز داخل سند قرار دهید.

این قابلیت برای کارمندانی که نامه‌های اداری تهیه می‌کنند، دانشجویانی که قالب‌های مشخص دارند و فریلنسرهایی که اسناد مشابه می‌سازند مفید است. هدف اصلی آموزش Quick Parts در ورد فقط افزایش سرعت نیست؛ با ذخیره یک نسخه آماده، احتمال تفاوت میان نسخه‌های مختلف و انجام تنظیمات تکراری نیز کمتر می‌شود.

آماده‌سازی امضا، مهر و اجزای تکراری برای ذخیره

پیش از ذخیره هر آیتم، ابتدا آن را دقیقاً به شکلی آماده کنید که می‌خواهید در دفعات بعد نمایش داده شود. برای مثال، اگر قرار است امضا و مهر کنار هم درج شوند، اندازه، موقعیت و فاصله آن‌ها را تنظیم کنید. متن‌های همراه مانند نام، سمت شغلی یا اطلاعات تماس را نیز پیش از ذخیره بررسی کنید.

اگر آیتم شما از چند جزء تصویری تشکیل شده است، اجزا را انتخاب کرده و در صورت فراهم بودن امکان Group، آن‌ها را گروه‌بندی کنید. گروه‌کردن باعث می‌شود تصاویر مرتبط مانند امضا و مهر هنگام جابه‌جایی یا ذخیره، به‌عنوان یک مجموعه در نظر گرفته شوند. اگر مجموعه شامل متن و عناصر دیگر است، محدوده کامل موردنظر را با دقت انتخاب کنید تا هیچ بخش ضروری از آیتم جا نماند.

1. متن، امضا، مهر یا تصویر موردنظر را داخل سند قرار دهید.
2. اندازه، فاصله و چیدمان اجزا را اصلاح کنید.
3. در صورت نیاز و امکان، اجزای تصویری مرتبط را Group کنید.
4. تمام محدوده‌ای را که باید ذخیره شود، انتخاب کنید.

ذخیره آیتم در Quick Part Gallery

پس از انتخاب آیتم آماده‌شده، از زبانه Insert وارد بخش Quick Parts شوید و گزینه ذخیره انتخاب در گالری Quick Part را انتخاب کنید. در پنجره‌ای که برای ساخت Building Block باز می‌شود، یک نام واضح و کوتاه برای آیتم بنویسید. نام‌گذاری دقیق اهمیت زیادی دارد؛ زیرا بعداً می‌توانید آیتم را با همین نام پیدا یا فراخوانی کنید.

هنگام ذخیره، گالری و دسته‌بندی آیتم را بررسی کنید و محل ذخیره مناسب را انتخاب کنید. اگر چند نوع محتوای آماده دارید، نام‌ها و دسته‌بندی‌های منظم در آینده پیدا کردن آن‌ها را ساده‌تر می‌کنند. برای نمونه، می‌توانید نام‌هایی مانند «امضای اداری»، «مهر شرکت»، «آدرس دفتر» یا «پایان نامه رسمی» انتخاب کنید.

• نام: کوتاه، مشخص و قابل تایپ باشد.
• گالری: محل قرارگیری Building Block را مشخص می‌کند.
• دسته‌بندی: برای مرتب‌سازی آیتم‌های متعدد کاربرد دارد.
• گزینه‌های درج: نحوه قرارگیری آیتم در سند را تعیین می‌کند.

استفاده از Quick Parts در فایل‌های دیگر

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های Quick Parts این است که آیتم ذخیره‌شده را می‌توان برای استفاده دوباره فراخوانی کرد. یک سند دیگر را باز کنید، نشانگر تایپ را در محل موردنظر قرار دهید و از مسیر Insert > Quick Parts آیتم ذخیره‌شده را از گالری انتخاب کنید. متن یا مجموعه آماده در همان محل درج می‌شود.

برای اینکه Building Block در اسناد دیگر نیز در دسترس بماند، هنگام ذخیره به محل نگهداری آن توجه کنید و در زمان بستن Word، ذخیره تغییرات مربوط به قالب یا مجموعه Building Blocks را تأیید کنید. اگر این تغییرات ذخیره نشوند، ممکن است آیتم ساخته‌شده در اجرای بعدی Word در دسترس نباشد.

فراخوانی Building Block با نام و کلید F3

برای درج سریع‌تر یک Building Block لازم نیست همیشه گالری Quick Parts را باز کنید. نامی را که هنگام ذخیره برای آیتم تعیین کرده‌اید، در محل موردنظر تایپ کنید و سپس کلید F3 را فشار دهید. Word نام تایپ‌شده را با Building Block ذخیره‌شده جایگزین می‌کند.

این روش زمانی بهترین نتیجه را دارد که نام آیتم کوتاه، دقیق و قابل تشخیص باشد. برای مثال، اگر یک امضای آماده با نام مشخص ذخیره کرده‌اید، همان نام را تایپ و F3 را فشار دهید تا مجموعه کامل امضا درج شود. بهتر است برای آیتم‌های مختلف از نام‌های متمایز استفاده کنید تا هنگام فراخوانی، ابهامی ایجاد نشود.

روش‌های درج Building Block و ساخت میانبر اختصاصی

برای درج Building Block چند مسیر در اختیار دارید. روش اول، بازکردن گالری Quick Parts و انتخاب مستقیم آیتم است. روش دوم، تایپ نام Building Block و استفاده از F3 است. اگر یک آیتم را بسیار زیاد استفاده می‌کنید، می‌توانید برای آن میانبر صفحه‌کلید اختصاصی در نظر بگیرید.

برای ساخت میانبر، وارد تنظیمات شخصی‌سازی Word و بخش مربوط به میانبرهای صفحه‌کلید شوید. در فهرست فرمان‌ها یا دسته‌ها، Building Block موردنظر را پیدا کنید، ترکیب کلید دلخواه را فشار دهید و آن را اختصاص دهید. پیش از ثبت، بررسی کنید که ترکیب انتخابی از قبل برای یک فرمان مهم استفاده نشده باشد.

1. پنجره تنظیمات Word را باز کنید.
2. به بخش شخصی‌سازی نوار ابزار و میانبرهای صفحه‌کلید بروید.
3. Building Block موردنظر را از فهرست مرتبط انتخاب کنید.
4. ترکیب کلید دلخواه را وارد کنید.
5. میانبر را اختصاص دهید و تنظیمات را تأیید کنید.

میانبر اختصاصی برای آیتم‌هایی مانند امضای پرکاربرد یا متن ثابت پایان نامه‌ها مناسب است. برای مواردی که کمتر استفاده می‌شوند، گالری Quick Parts یا روش نام و F3 معمولاً ساده‌تر و قابل‌کنترل‌تر است.

کاربرد Quick Parts برای امضا، آدرس، لوگو و سربرگ

Quick Parts فقط برای ذخیره یک جمله کوتاه نیست. می‌توانید مجموعه‌ای شامل امضا و مهر، آدرس کامل، اطلاعات تماس، لوگو یا متن‌های ثابت اداری را آماده کنید. این قابلیت به‌خصوص برای افرادی کاربرد دارد که باید اسناد متعددی با ساختار یا هویت بصری یکسان بسازند.

برای درج آیتم در Header یا Footer، ابتدا وارد ناحیه سربرگ یا پابرگ شوید و نشانگر را در محل مناسب قرار دهید؛ سپس Building Block را درج کنید. همین منطق برای بخش یا Section موردنظر سند نیز کاربرد دارد: ابتدا محل صحیح را فعال کنید و بعد آیتم ذخیره‌شده را فراخوانی کنید.

بهتر است پس از درج لوگو، امضا یا اجزای تصویری، نتیجه را بررسی کنید. محل نشانگر و چیدمان اولیه آیتم روی جای قرارگیری آن اثر دارد؛ بنابراین قبل از استفاده گسترده، Building Block را یک‌بار در سند آزمایشی درج کنید.

تنظیمات و مدیریت Building Blocks

با افزایش تعداد آیتم‌های ذخیره‌شده، مدیریت Building Blocks اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. نام، گالری و دسته‌بندی هر آیتم باید به شکلی انتخاب شود که بعداً بتوانید آن را سریع پیدا کنید. استفاده از نام‌های مبهم مانند «متن ۱» یا «نمونه جدید» باعث می‌شود فهرست Quick Parts به‌مرور نامنظم شود.

از بخش مدیریت Building Blocks می‌توانید آیتم‌های ذخیره‌شده را مشاهده و گزینه مناسب را انتخاب کنید. پیش از ایجاد یک آیتم جدید، بررسی کنید که نمونه مشابهی از قبل وجود نداشته باشد. همچنین اگر نسخه‌ای از امضا، آدرس یا لوگو تغییر کرده است، نسخه قدیمی را مدیریت کنید تا اشتباهی در یک سند جدید درج نشود.

• برای هر آیتم یک نام قابل تشخیص انتخاب کنید.
• اجزای هم‌موضوع را در دسته‌بندی مناسب نگه دارید.
• نسخه‌های قدیمی یا بدون استفاده را شناسایی کنید.
• بعد از درج، ظاهر و محل قرارگیری آیتم را کنترل کنید.

حذف آیتم ذخیره‌شده و تمرین نهایی

اگر یک Quick Part دیگر کاربرد ندارد یا اشتباه ذخیره شده است، آن را از بخش مدیریت Building Blocks پیدا و حذف کنید. هنگام حذف، نام آیتم را با دقت بررسی کنید تا Building Block مشابهی را اشتباهی از بین نبرید. پس از انجام تغییرات نیز در صورت نمایش پیام ذخیره، آن را تأیید کنید تا مدیریت انجام‌شده حفظ شود.

برای تمرین، یک نمونه شامل نام، عنوان شغلی، امضا و مهر آماده کنید. اجزای لازم را انتخاب یا گروه‌بندی کرده، آن را با نام مشخص در Quick Part Gallery ذخیره کنید و سپس در یک فایل دیگر از سه روش گالری، نام و F3 و میانبر اختصاصی فراخوانی کنید. در پایان، یک نمونه آزمایشی را از بخش مدیریت Building Blocks حذف کنید تا کل فرایند ساخت، استفاده و مدیریت Quick Parts را به‌صورت عملی یاد بگیرید.

این تمرین کوتاه کمک می‌کند روش مناسب را براساس میزان استفاده از هر آیتم انتخاب کنید: گالری برای مشاهده و انتخاب دستی، نام و F3 برای فراخوانی سریع و میانبر اختصاصی برای اجزایی که به‌طور مداوم استفاده می‌شوند.

آنچه در ویدیو گفته ام

خب بخش کویک پارتس توی نرم‌افزار ورد یکی از بخش‌ها و امکانات جذاب نرم‌افزار ورده که ما زمانی از کویک پارت استفاده می‌کنیم که یه سری چیزها رو زمانی داریم تکراری ازش استفاده می‌کنیم ما میایم توی بخش کویک پارت اضافش می‌کنیم که دیگه هر سری نخواهیم اون وقتو بذاریم به طور مثال شاید یکی از مهم‌ترین بخشهایی که ما از کویک پارت میتونیم استفاده کنیم بخش امضا هستش مثلاً فکر کنید من میخوام اینجا رو امضا بکنم خیلی راحت اومدم امزامو توی کویک پارت با مهرمو ذخیره کردم و این توی تمام فایل‌های ورد من ذخیره شده و کافیه روی این گزینه کلیک بکنم و مهره امضای من رو برای من وارد سند بکنه. خب چقدر می‌تونه از صرف وقت اضافه جلوگیری بکنه اما چهجوری اینو میتونم انجام بدم؟ ببینید برای انجام این من می‌تونم هر ادیتی که دارم به طور مثال بذارید من یک عکس بیارم حالا این عکس رو من از قص اون زرده رو میارم که کاملاً ببینید این یه دونه مثلاً عکس اضافه می‌کنم اینجا یعنی اول باید اون چیزی که می‌خوام به کویک پارت اضافه بکنم رو درست بکنم یک بار حالا دوباره میام یه دونه مثلاً مثلث اینجا اضافه می‌کنم من فقط چون چون دارم تستی بهتون نشون میدم حالا همچین یه چیز شاید بی‌معنی باشه ها این د تا رو من درست کردم این د تا رو میام کنترل رو می‌گیرم جفتشون رو انتخاب می‌کنم عکسم رو حالت تایت بکنم اینم که حالت تایته حالا این د تا رو انتخاب بکنم میام راست کلیک می‌کنم جفتشون رو گروپ می‌کنم که یک شکل بشه یعنی عملاً یک آبجکت بشه و حالا انتخابشون می‌کنم. میرم تو قسمت اینزرت ابزار کویک پارت و سیو سلکشن تو کویک پارت گالری رو می‌زنم. یه اسمی هم براش می‌ذارم مثلاً می‌ذارم عکس پویا. در همین حاط حالا یه مثلثم کنارش چسبیدهست حالا می‌تونید مثلثه هر چیز دیگه‌ای نوشته هر چیز دیگه‌ای اونجا باشه و این میاد به اسم عکس پویا به بخش کویک پارت من اضافه میشه و با اوکی کردن الان اگه من کویک پارتو بزنم ببینید این گزینه رو دارم این گزینه رم دارم حالا اینو الان فکر کنید اصلاً من پاکش کردم میرم یک فایل ورد دیگه باز می‌کنم که ببینید اصلاً همه جا رفته ادیت شده اینجا میرم تو ابزار کویک پارت ببینید این گزینه هست و می‌تونم این رو ازش استفاده کنم حالا ما می‌تونه عکسمون باشه امزامون باشه مهرمون باشه می‌تونه قالب حتی یک فایل ورد باشه و جذاب‌ترش اینجاست اینه که من اصلاً نیازی هم حتی ندارم بیام اینجا این رو انتخاب بکنم اگر اسمشو بلد باشم فقط کافیه بنویسم عکس کویا یعنی اون اسمشو بنویسم یه اف بزنم و اون رو برای من میاره حالا مثلاً این گزینه دوم مهر امضای پویا حیاتی ببینید من دوباره می‌نویسم مهر و امضا گویا حیاتی اف رو می‌زنم و این هم از مه امضای من که می‌تونم ازش استفاده بکنم حالا اگر دوست نداشتین حتی اینا بنویسین می‌تونید اینجا بیاین روش کلیک بکنید یعنی هر کدوم از این‌ها میشه حتی این امکان رو دارید که ما برای این ابزار حالا ما پس یه راحت داشتیم که بیایم روش کلیک بکنیم اضافه اضافه بکنیم. یه راه حل داریم اینه که اسمشو بنویسیم اف س رو بزنیم حتی ما میتونیم براشون شورتکات بذاریم یعنی اگر خیلی از اینا استفاده میکنید میتونید بیاید تو قسمت کاستمایز ریبون قسمت کاستومایز برای بخش شورتکاتها کاستومایز رو بزنید تو این قسمت من میام پایین تو بخش بیلدینگ بلاکس همون متن خودم رو انتخاب میکنم یعنی همون عکس پویا و اینجا ببینید یه دونه شورتکات براش بذارید داریم ببینین چه شورتکاتی می‌تونیم براش اینجا اضافه بکنیم. خب من اینجا میام کنترل شیفتو می‌گیرم و مثلاً وا خب این اوکی شد یعنی به البته دوباره این پرید ببخشید من اینو دوباره ببرم بهش اختصاص بدم به همون عکس پویا و اساین رو می‌زنیم یعنی میگم که من هر موقع کنترل شیفت و وا رو زدم بیاد از بخش بیلدینگ بلاکسی که جدیداً ساختم عکس پویا رو عملاً انتخاب بکنه برای ب و برای من اضافهش بکنه. اساین رو می‌زنم و کلوز و اوکی. الان اینجا من اومدم کنترول شیفت و وا رو می‌زنم اضافه می‌کنه و خیلی جذابه. یعنی حالا با این بخش بیلدینگ بلاکس هر کاری می‌تونیم بکنیم. من این فایلم رو بذارین ببندم توی این فایل همون اولیه همم بیام کنترول شیفت و وا رو بزنم دوباره همون رو برای من اضافه می‌کنه. یعنی چند روش هم شما دارید که از این بیلدینگ بلاکس استفاده بکنید. تو این فایلی هم که اینجا براتون گذاشتم توضیح دادم بیشتر برای بخش امضا آدرس لوگو حتی می‌تونید قالب داشته باشید ما راجع به هدر و فوتر صحبت کردیم می‌تونید هدر و فوترتون رو بیلدینگ بلاکس بکنید از قسمت پارت‌ها و بیاین استفادهش رو ببرین حالا توی همین بخش کویک پارت داکیومنت پروپرتی رو ما میتونیم ازش استفاده بکنیم یا همون فیلدهایی که دوباره تو بخش هدر فوتر توضیح دادیمم می‌تونیم ازش استفاده بکنیم. یعنی بگیم اینجا بیا برای ما تو بخش کویک پارتس بیا بخش فیلدها دوباره بیا همون نامبر آف پیج رو برای من بنداز که اینجا مثلاً ۲۱ صفحه اومده انداخته و این‌ها رم شما دارید می‌تونید ازش استفاده بکنید ولی خب بیشترین کاربردش همون چیزی بود که من بهتون گفتم و همون و بخش اضافه کردن مثلاً مهره امضا یا هر چیز دیگه از امکانات دیگه‌ای که تو این بخش دارین اگه رو همون ق گزینه کویک پارت کلیک بکنید روی هر آیتم‌هایی که شما از قبل ایجاد کردین راست کلیک بکنید یه سری امکانو بهتون میده مثلا اینزرت از اد کارنت داکیومنت پوزیشن همین جایی که هستیم بندازه توی هدرمون بندازه تو فوترمون بندازه اول سکشن آخر سکشن میتونید ادیتش بکنید و میتونید ارگانایز ان دیلیتش بکنید این گزینه رو بزنم اینجا توی بخش ارگانایز نشونش میده که مثلاً اینجا شما داشتین اینم مهره امضایی بود اگر نخواستید می‌زنید دیلیت و دیگه این توی فایل‌هاتون وجود نداره. الان من الان بزنم دوباره اون گزینه پاک شده و دیگه نیستش. پس اینجوری می‌تونید آموزش ببینید تست بکنید یه چند تا چیز برای خودتون درست بکنید نخواستینم در انتهاش بکنید. ‏Yeah.