آموزش SmartArt در Word، ساخت و ویرایش چارت سازمانی

فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو

اگر می‌خواهید ساختار یک شرکت، تیم یا مجموعه را به‌شکلی منظم و قابل فهم نمایش دهید، یادگیری SmartArt یکی از مهارت‌های کاربردی Word است. در این آموزش SmartArt در Word، مراحل ساخت و ویرایش چارت سازمانی را قدم‌به‌قدم دنبال می‌کنید و با ابزارهایی آشنا می‌شوید که کمک می‌کنند نتیجه نهایی را متناسب با نیاز خود تنظیم کنید؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم هم‌زمان با تماشای ویدیو، مراحل مقاله را نیز در Word تمرین کنید.

SmartArt چیست و چه کاربردی دارد؟

SmartArt ابزاری در Word برای نمایش تصویری اطلاعات است. به‌جای اینکه ارتباط میان افراد، مراحل یا موضوعات را فقط با چند خط متن توضیح دهید، می‌توانید آن‌ها را در قالب شکل‌های مرتبط و منظم نمایش دهید. این روش باعث می‌شود ساختار اطلاعات سریع‌تر دیده و درک شود.

یکی از کاربردهای مهم SmartArt، ساخت چارت سازمانی است. در چنین چارتی، جایگاه مدیر، واحدها، اعضای تیم و زیرمجموعه‌های هر بخش مشخص می‌شود. برای مثال، می‌توانید مدیر مجموعه را در بالاترین سطح قرار دهید و مدیران واحدها و کارکنان هر واحد را در سطح‌های پایین‌تر نمایش دهید.

آشنایی با انواع SmartArt در Word

SmartArt فقط برای ساخت چارت سازمانی طراحی نشده و طرح‌های مختلفی برای نمایش انواع اطلاعات دارد. هنگام انتخاب SmartArt، چند گروه در اختیار شما قرار می‌گیرد که هرکدام برای نوع مشخصی از محتوا مناسب هستند. انتخاب درست طرح باید براساس رابطه میان اطلاعات انجام شود، نه صرفاً ظاهر گرافیکی آن.

• فهرست‌ها: برای نمایش چند موضوع یا مورد مرتبط.
• فرایندها: برای نمایش مراحل و ترتیب انجام کارها.
• چرخه‌ها: برای نشان‌دادن روندهای تکرارشونده.
• روابط: برای نمایش ارتباط میان چند مفهوم.
• سلسله‌مراتب یا Hierarchy: برای نمایش سطح‌بندی و ساختار سازمانی.

برای ساخت چارت سازمانی، گروه Hierarchy انتخاب مناسبی است؛ زیرا شکل‌ها را به‌صورت سطح‌بندی‌شده نمایش می‌دهد و رابطه میان عضو اصلی و زیرمجموعه‌ها را مشخص می‌کند.

آموزش SmartArt در Word برای ساخت چارت سازمانی

برای شروع ساخت چارت، ابتدا SmartArt را در سند Word ایجاد کنید. در پنجره انتخاب طرح، وارد بخش Hierarchy شوید و یک الگوی مناسب برای چارت سازمانی انتخاب کنید. پس از تأیید، نمونه اولیه چارت در صفحه قرار می‌گیرد و می‌توانید متن‌های پیش‌فرض آن را تغییر دهید.

1. محل قرارگیری چارت را در سند مشخص کنید.
2. ابزار SmartArt را باز کنید.
3. دسته Hierarchy را انتخاب کنید.
4. طرح موردنظر را انتخاب و تأیید کنید.
5. عنوان شغلی یا نام اعضا را در شکل‌های چارت بنویسید.

بهتر است پیش از واردکردن اطلاعات، ساختار کلی سازمان یا تیم را مشخص کنید. برای نمونه، ابتدا جایگاه مدیر، سپس مدیران بخش‌ها و در پایان اعضای زیرمجموعه هر بخش را در نظر بگیرید. این کار باعث می‌شود هنگام اضافه‌کردن اعضا، سطح هر شخص را درست انتخاب کنید.

حذف، اضافه‌کردن و ساخت زیرمجموعه در چارت

چارت اولیه معمولاً دقیقاً با تعداد اعضا و سطح‌بندی موردنیاز شما یکسان نیست. به همین دلیل باید بعضی شکل‌ها را حذف کنید یا شکل‌های جدیدی بسازید. برای حذف یک عضو، Shape مربوط به آن را انتخاب کرده و آن را پاک کنید. پیش از حذف، مطمئن شوید خود شکل انتخاب شده است، نه فقط متن داخل آن.

برای اضافه‌کردن عضو جدید، ابتدا شکلی را انتخاب کنید که عضو تازه باید با آن ارتباط داشته باشد. سپس از گزینه اضافه‌کردن Shape کمک بگیرید و محل عضو جدید را متناسب با ساختار چارت تعیین کنید. اگر قرار است فرد جدید زیر نظر یک مدیر یا مسئول فعالیت کند، باید به‌عنوان زیرمجموعه همان جایگاه ساخته شود.

کار با تب‌های SmartArt Design و Format

وقتی SmartArt را انتخاب می‌کنید، ابزارهای مربوط به ویرایش آن در دسترس قرار می‌گیرند. دو بخش اصلی برای مدیریت چارت، تب‌های SmartArt Design و Format هستند. تب SmartArt Design بیشتر برای تغییر ساختار کلی، طرح، رنگ و نحوه چیدمان چارت استفاده می‌شود.

تب Format برای تنظیم ظاهر Shapeها و متن‌های داخل آن‌ها کاربرد دارد. اگر قصد دارید یک شکل خاص را جدا از بخش‌های دیگر تغییر دهید، ابتدا همان Shape را انتخاب کنید و سپس تنظیمات ظاهری موردنظر را از این تب انجام دهید. تشخیص تفاوت این دو تب، ویرایش SmartArt را ساده‌تر می‌کند: SmartArt Design برای نمای کلی و Format برای جزئیات ظاهری عناصر مناسب است.

تغییر سطح اعضا با Promote و Demote

در چارت سازمانی، محل هر Shape فقط جای ظاهری آن نیست؛ بلکه سطح سازمانی آن عضو را نیز نشان می‌دهد. گزینه‌های Promote و Demote برای تغییر همین سطح استفاده می‌شوند. Promote عضو انتخاب‌شده را یک سطح بالاتر می‌برد و Demote آن را به سطح پایین‌تر منتقل می‌کند.

برای مثال، اگر نام یک کارشناس به‌اشتباه هم‌سطح مدیر واحد قرار گرفته باشد، می‌توانید آن را انتخاب کرده و با Demote به سطح زیرمجموعه منتقل کنید. در مقابل، اگر یکی از اعضا باید جایگاه بالاتری داشته باشد، Promote کمک می‌کند سطح او را اصلاح کنید. پس از هر تغییر، ارتباط Shape با اعضای اطراف را بررسی کنید تا ساختار چارت همچنان درست باشد.

راست‌به‌چپ‌کردن و جابه‌جایی اعضای چارت

برای چارت‌هایی که متن فارسی دارند، راست‌به‌چپ‌کردن نحوه نمایش می‌تواند ترتیب اعضا را با شیوه خواندن فارسی هماهنگ‌تر کند. این تغییر به‌ویژه زمانی مفید است که ترتیب بخش‌ها یا اعضای هم‌سطح برای شما اهمیت داشته باشد.

اگر جای دو عضو مناسب نیست، لازم نیست همه چارت را از ابتدا بسازید. Shape موردنظر را انتخاب و با ابزارهای جابه‌جایی، موقعیت آن را در میان اعضای هم‌سطح تغییر دهید. توجه کنید که جابه‌جایی افقی با تغییر سطح متفاوت است؛ برای بالا یا پایین‌بردن سطح سازمانی باید از Promote و Demote استفاده کنید.

تغییر طرح و رنگ SmartArt

پس از کامل‌شدن ساختار چارت، می‌توانید طرح کلی SmartArt را تغییر دهید. تغییر Layout یا طرح به شما اجازه می‌دهد همان اطلاعات را با چیدمانی متفاوت نمایش دهید. بهتر است طرحی را انتخاب کنید که ارتباط میان مدیران و زیرمجموعه‌ها در آن واضح باشد و تعداد اعضا باعث شلوغ‌شدن بیش از حد چارت نشود.

رنگ SmartArt نیز از طریق تنظیمات طراحی قابل تغییر است. هنگام انتخاب رنگ، خوانایی متن و هماهنگی بخش‌ها را در اولویت قرار دهید. رنگ‌ها می‌توانند به تفکیک بهتر شکل‌ها کمک کنند، اما استفاده هم‌زمان از رنگ‌های زیاد ممکن است توجه مخاطب را از ساختار اصلی دور کند.

تنظیم فونت و ظاهر متن‌های چارت

متن داخل هر Shape باید کوتاه و خوانا باشد. می‌توانید فونت، اندازه و ظاهر نوشته‌ها را متناسب با سند خود تنظیم کنید. اگر قرار است نام شخص و عنوان شغلی را با هم بنویسید، آن‌ها را به‌شکلی وارد کنید که در فضای محدود Shape به‌راحتی خوانده شوند.

• برای اعضای هم‌سطح از اندازه فونت هماهنگ استفاده کنید.
• از واردکردن توضیحات طولانی داخل Shapeها خودداری کنید.
• پس از تغییر فونت، شکسته‌شدن خطوط و خوانایی نام‌ها را بررسی کنید.
• ظاهر متن را با سبک کلی سند هماهنگ نگه دارید.

اگر متن یک عضو نسبت به دیگر بخش‌ها اهمیت بیشتری دارد، می‌توانید ظاهر آن را جداگانه تنظیم کنید؛ بااین‌حال، بهتر است هماهنگی بصری چارت حفظ شود تا سطح‌بندی سازمانی واضح باقی بماند.

اضافه‌کردن اعضای بیشتر به چارت سازمانی

با بزرگ‌ترشدن تیم، می‌توانید اعضای بیشتری به چارت اضافه کنید. ابتدا نزدیک‌ترین عضو یا مدیر مرتبط با جایگاه جدید را انتخاب کنید و سپس Shape تازه را در سطح مناسب بسازید. بعد از اضافه‌کردن هر شخص، نام یا عنوان او را وارد کرده و ارتباطش با سایر بخش‌ها را بررسی کنید.

بهتر است اعضا را مرحله‌به‌مرحله اضافه کنید: ابتدا سطح‌های اصلی، سپس زیرمجموعه هر بخش و در پایان افراد هم‌سطح. این ترتیب احتمال اشتباه در ساختار را کاهش می‌دهد. اگر یک عضو در سطح نادرست ایجاد شد، می‌توانید با Promote یا Demote جایگاه او را اصلاح کنید.

شخصی‌سازی جداگانه هر Shape

گاهی لازم است یک Shape با دیگر بخش‌های چارت تفاوت داشته باشد؛ برای مثال، ممکن است بخواهید جایگاه مدیر اصلی یا یک واحد مشخص بهتر دیده شود. برای این کار، همان Shape را به‌صورت جداگانه انتخاب کنید و تنظیمات ظاهری آن را تغییر دهید.

در شخصی‌سازی جداگانه می‌توانید روی ظاهر شکل و متن آن تمرکز کنید. نکته مهم این است که تفاوت ایجادشده هدف مشخصی داشته باشد. اگر هر Shape رنگ و ظاهر متفاوتی داشته باشد، چارت یکپارچگی خود را از دست می‌دهد؛ بنابراین تغییرات جداگانه را فقط برای تأکید یا تفکیک بخش‌های ضروری انجام دهید.

جمع‌بندی آموزش SmartArt در Word

برای ساخت یک چارت سازمانی، ابتدا SmartArt و طرح Hierarchy را انتخاب کنید، سپس اعضا و زیرمجموعه‌ها را براساس سطح واقعی آن‌ها بسازید. با Promote و Demote می‌توانید سطح اعضا را اصلاح کنید و با ابزارهای جابه‌جایی و راست‌به‌چپ‌کردن، ترتیب نمایش را متناسب با محتوای فارسی تنظیم کنید.

در مرحله پایانی، طرح، رنگ، فونت و ظاهر Shapeها را بررسی کنید. هدف اصلی این است که مخاطب بتواند ارتباط میان اعضا و بخش‌ها را بدون سردرگمی تشخیص دهد. این آموزش از مجموعه آموزش‌های کاربردی آکادمی پویا حیاتی است و می‌توانید برای تسلط بیشتر، مراحل را هم‌زمان با مشاهده ویدیو روی یک چارت نمونه تمرین کنید.

آنچه در ویدیو گفته ام

یکی از بخش‌های بسیار جذاب نرم‌افزار Word، بخش SmartArtهاست که ما می‌تونیم باهاش نمودار، Processها، لیست‌ها، سلسله‌مراتب، روابط و خیلی چیزهای دیگه رو رسم بکنیم. یه سری موارد هست که اینجا به‌صورت پیش‌فرض برای ما، مثلاً حالت List و Process و Cycle و Hierarchy رو داریم که حالا مثلاً می‌تونیم باهاش چارت سازمانی رسم بکنیم. این‌ها رو می‌تونیم اینجا ببینیم و ازشون استفاده بکنیم. من یکیش رو براتون مثال می‌زنم که حالا شاید بیشتر ازش استفاده بشه. همون Hierarchy هست که می‌تونیم باهاش چارت سازمانی رسم بکنیم. حالا من یکی از ساده‌هاش رو انتخاب می‌کنم و وقتی انتخاب کردم، OK رو می‌زنم. وقتی این کار رو می‌کنم، ببینید اینجا به ما این لیست رو می‌ده که من می‌تونم هم اینجا اصلاح بکنم، هم اینجا. خب، اینجا خیلی ساده‌تره. مثلاً اینجا می‌نویسم: [سرفه] مدیر عامل اینجا مثلاً می‌ذارم منشی، معاونت اداری، معاونت مالی. حالا اگه نخواستم، می‌تونم خیلی راحت اینجا Delete رو بزنم و پاک بکنم. می‌تونم Enter بزنم و بهش اضافه بکنم. اگه مثلاً خواستم زیر معاونت مالی چیزی اضافه کنم، مثلاً می‌زنم مسئول... انگلیسی شد؛ مسئول مالی. کافیه که ابتدای این، یه دونه Tab بزنم که یه دونه بیاد جلو و بره زیرمجموعه معاونت مالی قرار بگیره. اینجا مثلاً بذاریم: مالی داریم و اداری و مثلاً فنی، و اینم پاکش بکنیم. حالا همچین شکلی رو مثلاً می‌تونیم درست بکنیم. وقتی که روی SmartArtمون هستیم، دو تا تب SmartArt Design و Format برای ما باز می‌شه که می‌تونیم از حالت‌های مختلف استفاده بکنیم. از این قسمت می‌تونیم کارهای گرافیکی رو انجام بدیم. مثلاً معاونت اداری رو حالا من با Tab می‌تونم جابه‌جا بکنم. می‌تونم با Promote و Demote جابه‌جاش کنم. Promote یعنی اینکه Levelش رو ببرم بالاتر؛ هم‌رده مثلاً الان مدیر عامل. Demoteش بکنم، Levelش میاد پایین‌تر. ببینید، همین‌جوری می‌تونم Promote و Demoteش بکنم. می‌تونم راست‌به‌چپش هم بکنم؛ یعنی حالت مثلاً فارسیش بکنم و راست‌به‌چپ باشه. مثلاً می‌تونم بگم «فنی»، Move Up؛ یه دونه بیاد بالاتر و جابه‌جاشون بکنه. حتی اینجا هم می‌تونستم جابه‌جا بکنم، ولی خب اینجا دسترسی که به من داده، می‌تونم از Layoutهای مختلفی که اینجا وجود داره استفاده بکنم. اینجا هم Layoutهای مختلف رو دوباره داریم. می‌تونم اینجا اصلاً رنگی‌ش بکنم؛ یعنی بگم از حالت‌های رنگی که اینجا هست به من بده. خیلی ساده کارهای گرافیکی این‌شکلی روش انجام بدم. تو قسمت Format دوباره همین فرمت‌های Shape که داشتیم رو می‌تونم بهش بدم. یه امکان جالب هم داره؛ می‌تونم همه رو این‌جوری برم روش و انتخاب بکنم. از تب Home، بذارید یه فونت وزیرمتن به همه‌شون می‌دم و یه ذره کوچیکش می‌کنم. حالا یه ذره مثلاً خوشگل‌تر شد و این می‌شه یه چارت سازمانی. به‌راحتی من می‌تونم اضافه بکنم؛ ته هم نداره دیگه. مثلاً مسئول مالی می‌تونم بذارم. [صاف‌کردن گلو] مسئول مثلاً... مسئول... ببخشید، مالی. و همین‌جوری شما هرچقدر که دوست داشتید، زیر هرکدوم اضافه بکنید. کافیه مثلاً الان من زیرمجموعه فنی می‌خوام یکی اضافه کنم؛ میام انتهای فنی یه Enter می‌زنم. الان هم‌رده‌ش درست کرد. هم می‌تونم با Tab یه دونه برم جلوتر، یعنی Demoteش بکنم، هم توی قسمت SmartArt Design می‌تونم اینجا یه دونه Demoteش بکنم و بذارم مسئول فنی یک. و از این قسمت‌ها ما می‌تونیم اشکال و نمودارها یا چارت‌ها، سلسله‌مراتب، فرایندها و خیلی چیزهای دیگه یا روابط بین کاری رو خیلی راحت توسط SmartArtها و Designهایی که می‌تونیم بهشون بدیم، خلق بکنیم و ازشون استفاده بکنیم. تو این بخش شاید آخرین نکته‌ای که لازم باشه بهتون بگم اینه که ما هرکدوم از این Shapeها رو هم جداگانه می‌تونیم انتخاب بکنیم و تنظیمات بذاریم روش. یعنی مثلاً مسئول فنی یک رو من انتخاب می‌کنم، می‌گم Shape Fillش مثلاً قرمز باشه. می‌تونم بگم فونتش Bold باشه، کوچیک باشه. تمام حالت‌هایی که دوست داریم رو می‌تونیم برای هرکدومشون هم مجزا اعمال بکنیم؛ یعنی دستمون کاملاً تو این حوزه باز هست.