ویدیو آموزشی
لینک ویدیو: https://youtu.be/IihoirT6LPE
مدت ویدیو: 1:03:29
دسته بندی: Word
مدرس: پویا حیاتی
آنچه در این ویدیو می بینید:
در این ویدیو به طور کامل تمام ابزارهای ساخت و طراحی جدول در محیط ورد آموزش داده شده است. همچنین نکات چیدمان و تغییر آن هم یاد خواهید گرفت
برای تماشای این ویدیو، فیلترشکن خود را روشن کنید و روش پخش را انتخاب کنید.
فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو
آموزش جدول در Word فقط به واردکردن چند ردیف و ستون محدود نمیشود؛ برای ساخت فرمهای اداری، گزارشهای دانشگاهی، فاکتورها و اسناد مرتب باید طراحی، تراز، اندازه، خطوط و رفتار جدول در صفحات مختلف را نیز بشناسید. در این مقاله و ویدیوی آموزشی آکادمی پویا حیاتی، ابزارهای اصلی جدول را مرحلهبهمرحله بررسی میکنیم تا بتوانید جدولهایی دقیق، خوانا و متناسب با نیاز خود بسازید.
آموزش جدول در Word؛ آشنایی با روشهای ساخت
در شروع آموزش جدول در Word باید با روشهای مختلف ایجاد جدول آشنا شوید. سادهترین راه این است که از تب Insert گزینه Table را انتخاب کنید و نشانگر ماوس را روی شبکه نمایشدادهشده حرکت دهید. با مشخصکردن تعداد خانهها و کلیک روی شبکه، جدول با همان تعداد ردیف و ستون در محل نشانگر متن ساخته میشود. این روش برای جدولهای کوچک و زمانی که ابعاد اولیه را میدانید، سریع و کاربردی است.
برای تعیین دقیقتر تعداد ردیفها و ستونها، از مسیر Insert > Table > Insert Table وارد پنجره ساخت جدول شوید. در این پنجره تعداد ستونها و ردیفها را وارد میکنید و سپس جدول را میسازید. اگر ساختار جدول منظم نیست یا به خانههایی با شکل و اندازه متفاوت نیاز دارید، گزینه Draw Table امکان رسم دستی محدوده جدول و خطوط داخلی آن را فراهم میکند.
پس از ساخت جدول و قرارگرفتن نشانگر داخل آن، ابزارهای مرتبط با جدول در دسترس قرار میگیرند. دو بخش مهم این ابزارها Table Design برای ظاهر و طراحی جدول و Layout برای مدیریت ساختار، ابعاد، تراز و چیدمان آن هستند. شناخت تفاوت این دو بخش باعث میشود برای هر تغییر، سریعتر ابزار مناسب را پیدا کنید.
طراحی سریع جدول با Table Design
در تب Table Design میتوانید ظاهر جدول را بدون تنظیم جداگانه تکتک سلولها تغییر دهید. بخش Table Styles مجموعهای از طرحهای آماده را نمایش میدهد که رنگ زمینه، خطوط و نحوه نمایش قسمتهای مختلف جدول را هماهنگ میکنند. ابتدا داخل جدول کلیک کنید و سپس یکی از سبکها را انتخاب کنید تا نتیجه بلافاصله روی جدول دیده شود.
گزینههایی مانند Header Row و Banded Rows نحوه نمایش بخشهای جدول را کنترل میکنند. Header Row برای متمایزکردن ردیف عنوان و Banded Rows برای ایجاد تفاوت دیداری میان ردیفهای متوالی به کار میرود. این تنظیمات بهویژه در جدولهای دارای اطلاعات زیاد، دنبالکردن عنوان ستونها و خواندن ردیفها را آسانتر میکنند.
شناخت ساختار جدول و انتخاب بخشها
هر جدول از سه جزء اصلی تشکیل میشود: Row به معنی ردیف افقی، Column به معنی ستون عمودی و Cell به معنی سلولی است که از برخورد یک ردیف و ستون ایجاد میشود. پیش از اجرای بسیاری از فرمانها باید مشخص کنید تغییر روی یک سلول، یک ردیف، یک ستون یا تمام جدول اعمال شود.
برای انتخاب دقیق، داخل جدول کلیک کنید و در تب Layout از ابزارهای بخش Select کمک بگیرید. گزینههای این بخش امکان انتخاب سلول، ردیف، ستون یا کل جدول را فراهم میکنند. انتخاب صحیح اهمیت زیادی دارد؛ برای مثال، اگر پیش از رنگآمیزی فقط یک سلول انتخاب شده باشد، رنگ صرفاً روی همان سلول اعمال میشود.
گاهی خطوط مرزی یک جدول نمایش داده نمیشوند، اما ساختار سلولها همچنان وجود دارد. در این وضعیت، گزینه View Gridlines خطوط راهنمای مخفی را روی صفحه نشان میدهد. این خطوط برای ویرایش و تشخیص محدوده سلولها هستند و با Border واقعی جدول تفاوت دارند.
تنظیم رنگ، خطوط و Borderهای اختصاصی
برای رنگآمیزی یک یا چند سلول، ابتدا محدوده موردنظر را انتخاب کرده و از گزینه Shading در Table Design استفاده کنید. میتوانید برای ردیف عنوان، ستونهای مهم یا سلولهای خاص رنگ متفاوتی در نظر بگیرید. بهتر است رنگها به خوانایی کمک کنند و باعث کاهش وضوح نوشتهها نشوند.
خطوط جدول از نظر سبک، ضخامت و رنگ قابل تنظیم هستند. ابتدا Border Style، ضخامت خط و رنگ موردنظر را تعیین کنید و سپس مشخص کنید این تنظیمات روی کدام مرزها اعمال شوند. ابزار Border Painter نیز اجازه میدهد تنظیم انتخابشده را با کلیک یا حرکت ماوس روی خطوط دلخواه اجرا کنید. با این روش لازم نیست تمام Borderهای جدول یک شکل باشند.
برای ساخت خطوط اختصاصی یا Border قطری میتوانید از ابزارهای رسم مرز استفاده کنید. خط قطری معمولاً برای تقسیم دیداری یک سلول یا نمایش دو عنوان در یک خانه کاربرد دارد. برای ایجاد حالت هاشور نیز سلول موردنظر را انتخاب کرده و تنظیمات مربوط به الگو یا زمینه آن را اعمال کنید؛ قبل از تأیید، هماهنگی هاشور با متن داخل سلول را بررسی کنید.
ویرایش ساختار جدول با حذف، افزودن و رسم
تب Layout ابزارهای اصلی ویرایش ساختار جدول را در اختیار شما قرار میدهد. برای حذف، ابتدا بخش موردنظر را انتخاب کرده و از گزینه Delete فرمان حذف سلول، ردیف، ستون یا کل جدول را اجرا کنید. حذف محتوای داخل سلول با حذف خود سلول یکسان نیست؛ بنابراین پیش از اجرای فرمان بررسی کنید که دقیقاً کدام بخش انتخاب شده است.
برای اضافهکردن ردیف یا ستون، نشانگر را در نزدیکی محل موردنظر قرار دهید و از فرمانهای افزودن در بالا، پایین، چپ یا راست استفاده کنید. اگر به چند ردیف یا ستون همزمان نیاز دارید، ابتدا به همان تعداد ردیف یا ستون موجود را انتخاب کنید و سپس فرمان افزودن را اجرا کنید. به این ترتیب چند بخش جدید در یک مرحله ایجاد میشود و نیازی به تکرار فرمان نیست.
ابزار Draw Table در داخل جدول برای رسم خط یا ساخت سلولهای جدید کاربرد دارد. در مقابل، Eraser خطوط انتخابی را پاک میکند و میتواند ساختار خانههای مجاور را تغییر دهد. این دو ابزار زمانی مناسباند که جدول شما ساختاری نامتقارن دارد و افزودن معمولی ردیف و ستون نتیجه دلخواه را ایجاد نمیکند.
ادغام سلولها، تقسیم سلول و جداکردن جدول
برای ساخت یک عنوان مشترک روی چند ستون یا ایجاد بخشهای بزرگتر، سلولهای مجاور را انتخاب کرده و از Merge Cells استفاده کنید. این فرمان مرز میان سلولهای انتخابشده را حذف میکند و آنها را به یک سلول تبدیل میکند. پیش از ادغام، محتوای سلولها را بررسی کنید تا نتیجه نهایی بهدرستی قابل مدیریت باشد.
فرمان Split Cells عملکرد معکوس دارد و یک یا چند سلول را به تعداد مشخصی ردیف و ستون تقسیم میکند. پس از انتخاب سلول و اجرای فرمان، تعداد تقسیمات موردنظر را تعیین کنید. این قابلیت برای زمانی مناسب است که فقط بخشی از جدول به خانههای کوچکتر نیاز دارد.
Split Table با Split Cells تفاوت دارد. این گزینه یک جدول را از محل قرارگیری نشانگر به دو جدول مستقل تقسیم میکند. نشانگر را در ردیفی قرار دهید که باید اولین ردیف جدول دوم باشد و سپس Split Table را اجرا کنید. این روش برای جداکردن دو بخش اطلاعاتی بدون ساخت دوباره جدول مفید است.
تنظیم اندازه جدول، ردیفها و ستونها
با گزینه AutoFit میتوانید عرض جدول یا ستونها را با محتوا و فضای صفحه هماهنگ کنید. بسته به نیاز، اندازه ستونها میتواند براساس محتوای داخل آنها تنظیم شود یا جدول فضای قابل استفاده صفحه را در بر بگیرد. پس از اعمال AutoFit، نتیجه را بررسی کنید؛ زیرا محتوای کوتاه و بلند ممکن است عرضهای متفاوتی ایجاد کند.
برای کنترل دقیقتر، ارتفاع ردیف و عرض ستون را بهصورت دستی تنظیم کنید. ابتدا ردیف یا ستون موردنظر را انتخاب کرده و مقدار اندازه را در ابزارهای Layout وارد کنید. همچنین میتوانید مرز ردیف یا ستون را با ماوس جابهجا کنید، اما واردکردن مقدار مشخص برای جدولهای رسمی و منظم، نتیجه دقیقتری دارد.
اگر اندازه ردیفها یا ستونها نامنظم شده است، بخشهای موردنظر را انتخاب کنید. فرمان Distribute Rows ارتفاع ردیفهای انتخابشده و Distribute Columns عرض ستونهای انتخابشده را مساوی میکند. این دو ابزار برای مرتبکردن سریع جدول و حذف اختلافهای ناخواسته در اندازهها کاربرد دارند.
تراز، جهت متن و فاصلههای داخل سلول
ابزارهای Alignment محل قرارگیری متن را در سلول کنترل میکنند. متن را میتوان از نظر افقی در سمت راست، مرکز یا چپ و از نظر عمودی در بالا، وسط یا پایین سلول قرار داد. برای تنظیم تراز، سلولها را انتخاب کنید و حالت مناسب را از مجموعه Alignment در تب Layout برگزینید.
گزینه Text Direction جهت نمایش متن را تغییر میدهد و برای عنوانهای عمودی یا سلولهای باریک کاربرد دارد. اگر با وجود انتخاب تراز مناسب، متن همچنان در محل دلخواه قرار نمیگیرد، تنظیمات پاراگراف را بررسی کنید. فاصله قبل و بعد از پاراگراف و مقدار Line Spacing میتوانند باعث ایجاد فضای اضافه در بالا یا پایین متن شوند.
Cell Margins فاصله متن تا مرزهای داخل سلول را مشخص میکند. افزایش این فاصله به جدول فضای تنفسی بیشتری میدهد و کاهش آن برای جدولهای فشرده مناسب است. بهتر است ابتدا Cell Margins را تنظیم کنید و سپس تراز متن و اندازه ردیفها را بررسی کنید تا نتیجه نهایی هماهنگ باشد.
مدیریت جدولهای چندصفحهای
جدولهای طولانی ممکن است از یک صفحه عبور کنند و در صفحات بعد ادامه پیدا کنند. در چنین شرایطی، نبود عنوان ستونها در صفحههای بعدی باعث میشود تشخیص مفهوم اطلاعات دشوار شود. برای حل این مشکل، ردیف یا ردیفهای عنوان را در ابتدای جدول انتخاب کنید و فرمان Repeat Header Rows را اجرا کنید.
پس از فعالکردن این گزینه، عنوان جدول در بالای صفحات بعدی تکرار میشود و خواننده برای تشخیص ستونها مجبور نیست به صفحه اول برگردد. برای مشاهده نتیجه، جدول باید بهاندازهای طولانی باشد که واقعاً وارد صفحه بعد شود. هنگام ویرایش نیز بررسی کنید که ردیف عنوان همچنان در ابتدای جدول قرار داشته باشد.
تنظیم Table Properties و جهت جدول
پنجره Table Properties محل یکپارچهای برای بررسی تنظیمات جدول، ردیف، ستون و سلول است. ابتدا جدول یا بخش موردنظر را انتخاب کنید و سپس این پنجره را باز کنید. با جابهجایی میان قسمتهای مربوط به Table، Row، Column و Cell میتوانید تنظیمات مرتبط با هر بخش را جداگانه مدیریت کنید.
یکی از تنظیمات مهم، تغییر جهت جدول بین حالت راستبهچپ و چپبهراست است. جهت جدول روی ترتیب قرارگیری ستونها اثر میگذارد و باید متناسب با زبان و ساختار اطلاعات انتخاب شود. برای جدولهای فارسی معمولاً جهت راستبهچپ و برای بعضی جدولهای انگلیسی یا عددی، جهت چپبهراست مناسبتر است؛ بااینحال انتخاب نهایی به نوع سند شما بستگی دارد.
تبدیل متن به جدول و جدول به متن
اگر اطلاعات از قبل بهشکل متن منظم وارد شدهاند، لازم نیست جدول را خانهبهخانه بسازید. متن را طوری آماده کنید که بخشهای هر ردیف با جداکنندهای مشخص از یکدیگر جدا شده باشند، سپس کل متن را انتخاب کرده و فرمان Convert Text to Table را اجرا کنید. در پنجره بازشده، تعداد ستونها و جداکننده اطلاعات را بررسی کرده و تبدیل را تأیید کنید.
برای تبدیل یک جدول موجود به متن نیز جدول یا قسمت موردنظر را انتخاب کرده و از Convert Table to Text استفاده کنید. در این حالت باید مشخص کنید محتوای سلولها با چه جداکنندهای از هم جدا شود. انتخاب جداکننده مناسب اهمیت دارد، زیرا ساختار متن خروجی و امکان استفاده دوباره از اطلاعات به آن وابسته است.
مرتبسازی و انجام محاسبات در جدول
فرمان Sort برای مرتبسازی اطلاعات داخل جدول استفاده میشود. ابتدا محدوده یا جدول موردنظر را انتخاب کنید، سپس معیار مرتبسازی و نوع ترتیب را مشخص کنید. اگر جدول دارای ردیف عنوان است، هنگام مرتبسازی به این موضوع توجه کنید تا عنوان همراه دادهها جابهجا نشود. پس از تأیید، ترتیب اطلاعات براساس ستون انتخابی تغییر میکند.
Word امکان انجام بعضی محاسبات را نیز از طریق گزینه Formula فراهم میکند. نشانگر را در سلولی قرار دهید که باید نتیجه در آن نمایش داده شود، سپس Formula را باز کرده و فرمول مناسب را بررسی یا وارد کنید. برای نمونه، در یک جدول عددی میتوان از فرمولی مانند SUM(ABOVE) برای جمعکردن مقادیر عددی سلولهای بالای خانه نتیجه استفاده کرد. قبل از استفاده، چیدمان دادهها و محل سلول نتیجه را کنترل کنید تا فرمول به محدوده درست اشاره کند.
جمعبندی و تمرین تنظیمات جدول در Word
برای تسلط بر جدولها، بهتر است یک جدول نمونه بسازید و ابزارها را بهترتیب روی آن تمرین کنید: ابتدا ردیف و ستون ایجاد کنید، یک سبک آماده اعمال کنید، ردیف عنوان را تغییر دهید، چند سلول را ادغام یا تقسیم کنید و سپس اندازه، تراز متن، Cell Margins و Borderها را تنظیم کنید. در ادامه، تعداد ردیفها را افزایش دهید تا Repeat Header Rows و رفتار جدول در چند صفحه را نیز ببینید.
ترکیب ابزارهای Table Design و Layout به شما اجازه میدهد هم ظاهر جدول و هم ساختار آن را کنترل کنید. آموزش ویدیویی آکادمی پویا حیاتی همین مراحل را بهشکل عملی دنبال میکند تا بتوانید بهجای آزمونوخطای پراکنده، ابزار مناسب هر تغییر را بشناسید و جدولهای موردنیاز اسناد کاری، آموزشی و شخصی خود را منظمتر آماده کنید.
