قالب آماده ورد، آموزش جستجو، دانلود و ویرایش Word Template

فهرست مطالب و زمان بندی ویدیو

استفاده از قالب آماده ورد راهی ساده برای شروع سریع‌تر طراحی نامه، کارت و اسناد کاری یا آموزشی است؛ زیرا به‌جای ساخت همه‌چیز از ابتدا، یک طرح از پیش آماده را انتخاب و متناسب با نیاز خود ویرایش می‌کنید. در این مقاله و ویدیوی آموزشی آکادمی پویا حیاتی، مسیر مشاهده، جستجو، انتخاب و ویرایش Word Template را به‌صورت کاربردی دنبال می‌کنید و با محدودیت‌های قالب‌های انگلیسی برای متن فارسی نیز آشنا می‌شوید.

قالب‌های آماده Word چه هستند؟

قالب‌های آماده Word یا Word Templateها فایل‌هایی با طراحی از پیش انجام‌شده هستند. در این قالب‌ها معمولاً محل قرارگیری عنوان‌ها، متن‌ها و سایر اجزای صفحه مشخص شده است و کاربر می‌تواند محتوای نمونه را با اطلاعات موردنظر خود جایگزین کند.

مزیت اصلی این قالب‌ها این است که برای تهیه یک سند جدید لازم نیست طراحی را از یک صفحه خالی شروع کنید. ابتدا قالبی متناسب با هدف خود پیدا می‌کنید و سپس متن و ظاهر آن را تغییر می‌دهید. این روش برای افرادی مناسب است که می‌خواهند یک نامه، کارت یا سند کاری و آموزشی را سریع‌تر آماده کنند.

مشاهده قالب آماده ورد در صفحه Home

برای شروع، Word را باز کنید و وارد صفحه Home شوید. در این صفحه می‌توانید علاوه بر ایجاد یک سند خالی، نمونه‌هایی از قالب‌های آماده را مشاهده کنید. این Templateها نقطه شروع مناسبی برای آشنایی با تنوع طرح‌های موجود هستند.

قبل از انتخاب، تصویر پیش‌نمایش و موضوع هر قالب را بررسی کنید. بهتر است قالبی را انتخاب کنید که ساختار کلی آن به نتیجه موردنظر شما نزدیک باشد؛ زیرا در این صورت برای ویرایش متن و طراحی، تغییرات کمتری نیاز خواهید داشت.

جستجوی قالب‌های Business و Education

اگر قالب مناسب را در نمونه‌های اولیه صفحه Home پیدا نکردید، از بخش جستجوی Templateها استفاده کنید. برای اسناد کاری می‌توانید عبارت Business و برای طرح‌های مرتبط با آموزش عبارت Education را جستجو کنید. نتیجه جستجو مجموعه‌ای از قالب‌های مرتبط با موضوع انتخابی را نمایش می‌دهد.

1. در صفحه Home، بخش جستجوی قالب‌ها را پیدا کنید.
2. عبارت Business یا Education را وارد کنید.
3. نتایج نمایش‌داده‌شده را مرور کنید.
4. قالبی را انتخاب کنید که ساختار و ظاهر آن با نوع سند شما هماهنگ‌تر است.

جستجو با عبارت‌های موضوعی باعث می‌شود به‌جای بررسی تعداد زیادی طرح نامرتبط، سریع‌تر به گزینه‌های مناسب برسید. برای نمونه، قالب‌های Business برای نیازهای کاری و قالب‌های Education برای محتوای آموزشی دسته‌بندی شده‌اند.

انتخاب و دانلود Word Template

پس از مشاهده نتایج، روی قالب موردنظر خود کلیک کنید تا اطلاعات و نمای بزرگ‌تری از آن را ببینید. در این مرحله، بخش‌های مختلف قالب را بررسی کنید و مطمئن شوید که چیدمان آن برای محتوای شما مناسب است. ظاهر جذاب به‌تنهایی کافی نیست؛ محل عنوان، متن و اجزای اصلی نیز باید با نیازتان هماهنگ باشد.

بعد از تأیید انتخاب، گزینه مربوط به ایجاد یا دریافت قالب را بزنید تا Word Template برای استفاده باز شود. پس از باز شدن فایل، قالب به یک سند قابل ویرایش تبدیل می‌شود و می‌توانید متن‌های نمونه و طراحی آن را تغییر دهید. بهتر است پیش از انجام ویرایش‌های گسترده، سند را با نامی متناسب با پروژه خود ذخیره کنید.

محدودیت قالب‌های انگلیسی برای متن فارسی

بخش زیادی از قالب‌های آماده با متن انگلیسی طراحی شده‌اند. به همین دلیل، ممکن است چیدمان اولیه آن‌ها برای نوشتن فارسی کاملاً مناسب نباشد. تفاوت جهت نوشتن فارسی و انگلیسی می‌تواند باعث شود عنوان‌ها، پاراگراف‌ها یا اجزای قالب پس از جایگزینی متن به بازبینی نیاز داشته باشند.

هنگام استفاده از یک قالب انگلیسی برای متن فارسی، فقط ترجمه یا جایگزینی کلمات کافی نیست. جهت و تراز متن، محل قرارگیری عنوان‌ها و تناسب متن فارسی با فضای موجود را نیز بررسی کنید. ممکن است یک عبارت نمونه انگلیسی کوتاه باشد، اما متن فارسی شما فضای بیشتری اشغال کند و چیدمان قالب را تغییر دهد.

• متن‌های نمونه را با محتوای فارسی جایگزین کنید.
• جهت و تراز نوشته‌ها را متناسب با فارسی بررسی کنید.
• اندازه متن را با فضای تعیین‌شده در قالب هماهنگ کنید.
• پس از ویرایش، تمام صفحه را دوباره مرور کنید تا اجزا نامرتب نشده باشند.

ویرایش متن و طراحی قالب در ورد

برای ویرایش قالب، ابتدا متن نمونه هر بخش را انتخاب و محتوای خود را جایگزین آن کنید. بهتر است این کار را مرحله‌به‌مرحله انجام دهید: ابتدا عنوان اصلی، سپس عنوان‌های فرعی و در پایان متن‌های توضیحی را تغییر دهید. با این روش، احتمال باقی ماندن متن نمونه در سند کمتر می‌شود.

پس از تکمیل متن، ظاهر قالب را بررسی کنید. اگر طراحی اولیه با محتوای شما هماهنگ نیست، بخش‌های موردنیاز را ویرایش کنید تا نوشته‌ها خوانا و چیدمان منظم باشد. هدف این نیست که تمام طراحی قالب را تغییر دهید؛ بهتر است ساختار مفید آن را نگه دارید و فقط قسمت‌هایی را اصلاح کنید که برای محتوای فارسی یا کاربرد موردنظر شما مناسب نیستند.

در پایان، سند را از ابتدا تا انتها مرور کنید. هماهنگی عنوان‌ها، متن‌ها و اجزای طراحی اهمیت زیادی دارد. این بازبینی ساده کمک می‌کند قالب آماده از حالت یک نمونه عمومی خارج شود و به سندی متناسب با نیاز شما تبدیل شود.

استفاده از قالب‌های آماده نامه و کارت

نامه و کارت از نمونه‌های کاربردی قالب آماده ورد هستند. در قالب نامه، ساختار کلی صفحه از قبل طراحی شده و شما می‌توانید متن نمونه را با اطلاعات و محتوای نامه خود جایگزین کنید. هنگام انتخاب چنین قالبی، رسمی یا غیررسمی بودن ظاهر آن را با هدف نامه مقایسه کنید.

در قالب‌های کارت نیز طراحی اولیه به شما کمک می‌کند جای متن‌ها و اجزای اصلی را از قبل ببینید. پس از انتخاب طرح، نوشته‌های نمونه را تغییر دهید و مطمئن شوید متن جدید در فضای قالب به‌درستی قرار گرفته است. اگر قالب انگلیسی است، جهت و چیدمان نوشته فارسی را با دقت بیشتری بازبینی کنید.

در هر دو نمونه، انتخاب قالب نزدیک به هدف نهایی باعث می‌شود زمان کمتری صرف تغییرات طراحی کنید. ابتدا کاربرد سند را مشخص کنید، سپس قالب را انتخاب کنید و در نهایت متن و ظاهر آن را متناسب با مخاطب و محتوای خود تغییر دهید.

جمع‌بندی کاربرد قالب‌های ورد

قالب‌های آماده Word برای شروع سریع‌تر ساخت اسناد کاری و آموزشی، نامه‌ها و کارت‌ها کاربرد دارند. مسیر کار نیز روشن است: Templateها را در صفحه Home مشاهده می‌کنید، موضوعی مانند Business یا Education را جستجو می‌کنید، قالب مناسب را انتخاب و دریافت می‌کنید و سپس متن و طراحی آن را تغییر می‌دهید.

نکته مهم این است که قالب آماده همیشه نسخه نهایی سند نیست. به‌ویژه هنگام استفاده از قالب‌های انگلیسی برای محتوای فارسی، باید جهت، تراز، اندازه متن و چیدمان کلی را بررسی کنید. آموزش ویدیویی آکادمی پویا حیاتی این فرایند را به‌شکل عملی نمایش می‌دهد تا بتوانید قالب‌های ورد را آگاهانه‌تر انتخاب و ویرایش کنید.

آنچه در ویدیو گفته ام

اما اگر بخواهم از Templateها استفاده کنم، می‌توانم روی Templateهایی که اینجا هستند کلیک کنم و از آن‌ها استفاده کنم. در همان صفحه Home که بودیم، اینجا این Templateها را به ما نشان می‌داد. دوباره با گزینه More Templates ما را به همین صفحه می‌آورد. وقتی وارد More Templates می‌شویم، یک عالمه طراحی ازپیش‌تعریف‌شده وجود دارد که به ما اجازه می‌دهد آن‌ها را بارگذاری کنیم و استفاده کنیم. شاید خیلی متداول نباشد که در نرم‌افزار Word از Templateها استفاده کنیم؛ چون اول اینکه این Templateها برای حالت انگلیسی آماده شده‌اند و ما چون فارسی می‌نویسیم و راست‌به‌چپ هستیم، ممکن است Templateها کمی با متن ما هماهنگی نداشته باشند. دوم اینکه معمولاً می‌خواهیم طراحی خودمان را داشته باشیم؛ ولی می‌توانیم از این Templateها هم استفاده کنیم یا حتی از آن‌ها ایده بگیریم. مثلاً این Templateهایی هستند که خودم استفاده کرده‌ام و برای نامه جذاب بوده‌اند. می‌توانیم Templateها را در حالت‌های مختلف جست‌وجو کنیم. اینجا الان برایمان جست‌وجو می‌کند؛ مثلاً دسته Business یا مثلاً Education که Templateها و طرح‌های مختلف را برای من نمایش می‌دهد. هرکدام از این Templateها را که دوست داشتید، فرقی نمی‌کند. برای مثال، من این یکی را پسندیده‌ام و روی آن کلیک می‌کنم. یک تصویر بزرگ‌تر نشان می‌دهد تا ببینم چه مدلی است، حجمش را هم به من می‌گوید؛ مثلاً کیلوبایت است. با کلیک روی دکمه Create، آن Template برای من بارگذاری و دانلود می‌شود و داخل سند خالی، این موارد نمایش داده می‌شوند. حالا من می‌توانم هر بخش آن را که خواستم تغییر بدهم؛ دیگر دست خودم است. یعنی یک طرح آماده را برای من باز می‌کند و دستم باز است هر تغییری که دوست داشتم روی آن اعمال کنم. پس از بخش Templateها، اول می‌توانیم ایده بگیریم که چه طراحی‌هایی می‌توانیم داشته باشیم و بعد آن‌ها را تغییر بدهیم یا موارد مشابه انجام دهیم. حتی مثلاً طراحی‌هایی مثل کارت دارد، طراحی‌هایی هم برای نامه دارد که می‌توانیم از آن‌ها استفاده کنیم. همان‌طور که گفتم، بیشترین کاربردی که خودم از آن استفاده می‌کنم، بحث ایده‌گرفتن از Templateها یا قالب‌های آماده Word است.